TY-Päivitys 2020: Uudet ominaisuudet

Päivitys 2020 heinäkuussa 7.7.

Kesällä 2020 Moodle on päivitetty versioon 3.8.3.+. Kesän päivityksen yhteydessä pyrimme ensinnäkin toteuttamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia aiempaa paremmin sekä tuomaan kevään 2020 käyttäjäkyselyssä toivottuja ominaisuuksia käyttöön. Yksi selkeimmistä toiveista koski uusia sisällön järjestämisen tapoja. Tuomme tässä päivityksessä niitä kaksi. Ensimmäinen näistä on haitari-ominaisuus, jolloin aihealueen voi näyttää isompana tai pienentää yhdellä klikkauksella. Moodlessa tämä kurssiformaatti kulkee nimellä tiivistetyt aiheet. Toinen näistä on välilehdet, joka muodostaa kurssialueelle saman tyyppiset välilehdet kuin selainkin muodostaa, joiden avulla käyttäjä voi nähdä aina yhden aihealueen kerrallaan ja navigoida ketterästi aihealueelta toiselle. Lisäksi uutena käyttöön tulee GDPR-työkalu, jonka avulla voimme poistaa vanhentuneita käyttäjätunnuksia, sekä tietosuoja-asetuksen kanssa yhteensopivampi käytäntö siitä, miten kauan opiskelijoilla on mahdollisuus päästä vanhoille kurssialueille. Alla näistä uusista ominaisuuksista ja käytännöistä tarkemmin.

Uudet ominaisuudet

Vanhentuneiden käyttäjätilien poisto

Tietosuoja-asetus (GDPR) vaatii säilyttämään tietoa vain niin kauan kuin se on välttämätöntä. Aiemman tietosuojaselosteen mukaisesti tämä aika määriteltiin 18 kk viimeisestä kirjautumisesta. Tämä aika tulee jatkossa olemaan 12kk. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisen käyttäjän pitää kirjautua Moodleen vähintään kerran vuodessa niin kauan kuin haluaa tietojensa säilyvän Moodlessa. Niille käyttäjille, jotka käyttävät Moodlea vain harvoin, suosittelemme kirjautumista rutiininomaisesti esimerkiksi joka lukukauden aluksi. Tietojen poistamisen prosessi on automatisoitu eikä siitä tule erillistä ilmoitusta etukäteen eikä tietoja myös voida poiston jälkeen palauttaa. Toisin sanoen on parempi kirjautua liian usein kuin unohtaa se liian pitkäksi aikaa.

Muutos opiskelijoille oppimateriaalien säilytyksestä

Tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja yliopiston arkistointisääntöjen mukaisesti opiskelijatietoja ei tulisi säilyttää yli 6kk viimeisestä kurssin suoritusmahdollisuudesta.

Opettajille: Opettajien vastuulla on nollata kurssit tämän ajan päätyttyä. Ohjeet siihen löytyvät TÄÄLTÄ. Kurssin uudelleen järjestämiseen suosittelemme vahvasti uuden kurssialueen tilaamista ja vanhan kurssialueen materiaalien tuomista uudelle alueelle. Ohjeet siihen löytyvät TÄÄLTÄ.

Opiskelijoille: Muistutamme opiskelijoille, että ottakaa haluamanne oppimateriaalit talteen Moodlesta itsellenne, koska mahdollisuus päästä kurssialueelle päättyy kurssin loppumisen jälkeen.

Vanhojen kurssien näkyvyys

Moodlen nykyisessä versiossa ne kurssit, jotka ovat päättyneet, eivät näy vasemmalla valikossa "Omat kurssini"-osiossa. Ne eivät kuitenkaan ole hävinneet, vaan löytyvät omista käyttäjätiedoista. Käyttäjätietoihin pääsee oikeasta yläkulmasta kirjautumisen jälkeen painamalla omaa nimeä ja valitsemalla "Käyttäjätiedot". Sieltä löytyy myös ne kurssit, joiden päättymispäivä on jo mennyt. Mikäli haluaa vanhan kurssin vielä näkymään ja on opettajana kurssilla, voi päättymispäivää siirtää tulevaisuuteen.

Päättymispäivä on tullut automaattisesti jonkin aikaa kursseihin, mutta vanhoissa kursseissa sitä ei vielä ole. Pyydämme opettajia lisäämään päättymispäivän vanhoille kursseilleen. Tulemme syksyn aikana merkitsemään kaikkiin TY-moodlessa oleviin kursseihin päättymispäivän ja poistamaan vanhimpia kursseja vapauttaaksemme tilaa uusille kursseille. Opettajille tulee syksyn aikana mahdollisuus helposti poistaa vanhoja tarpeettomia kursseja.

Hallintalohko opettajille

Käytettävyys-parannus, jolla usein tehtävät asiat on mahdollista tehdä vähemmillä klikkauksilla eli oikopolkuja Moodlen käyttöön. Hallintalohkossa olevat vaihtoehdot vaihtuvat sen mukaan, mitä käyttäjä Moodlessa tekee.

Uusi sisällön järjestämisen tapa - kurssiformaatti: Tiivistetyt aiheet

Uusi vaihtoehto löytyy kurssin asetuksista osiosta kurssiformaatti. Kun sieltä valitsee tiivistetyt aiheet (engl. collapsed topics) kurssimuodoksi, avautuu joukko uusia vaihtoehtoja.

• Osioiden lukumäärällä viitataan aihealueiden määrään
• Piilotetut osiot voi piilottaa kokonaan tai näyttää tiivistetyssä muodossa
• Ohjeet voi näyttää tai olla näyttämättä
• Elementit: suosittelemme vaihtoehtoa "Laajenna/pienennä -teksti ja osion numero"
• Sarakkeita: suosittelemme vaihtoehtoa 1
• Tekstin rivitys osiossa: voi valita vasemmalla, keskellä tai oikealla
• Kuvakkeen sijainti: voi valita vasen tai oikea
• Ikonin valinta: suosittelemme nuolta, mutta muitakin voi kokeilla
• Yksi osio: mikäli tämän valitsee, vain yksi aihe on kerrallaan isona ja muut pienenä. Suosittelemme asettamaan tämän "ei" vaihtoehtoon.
• Lisäksi väritykseen voi vaikuttaa. Suosittelemme tekstin väriksi, taustan väriksi sekä tekstin väriksi, kun kursori viedään tekstin päälle, valkoista (FFFFFF) ja osion tekstin väriä, kun hiiren kursori viedään sen päälle vaalean harmaata (D3D3D3). Muitakin voi kokeilla, mutta muistakaa tarkistaa riittävä kontrasti saavutettavuusdirektiivin mukaisesti. Ohjeita mm. TÄÄLTÄ

Asetuksista löytyy myös mahdollisuus palauttaa oletusarvot, mikäli haluaa aloittaa muokkauksen alusta. Se löytyy kurssin asetuksista kohdassa "Collapsed topics - kurssiformaatin oletusarvojen palauttaminen", josta voi valita, mitkä asetukset palautetaan oletusarvoihin.

Uusi sisällön järjestämisen tapa - kurssiformaatti: Välilehdet

Uusi vaihtoehto löytyy kurssin asetuksista osiosta kurssiformaatti. Kun sieltä valitsee vaihtoehdon "Välilehdet-formaatti" avautuu joukko uusia vaihtoehtoja. Tätä voi kurssiformaattia voi käyttää, jos a) kurssilla on vain vähän osioita ja b) niiden nimet ovat lyhyitä. Muuten käytettävyys heikkenee.

• Piilotetut osiot voi piilottaa kokonaan opiskelijalta. Oletusarvoisesti ne näytetään tiivistetyssä muodossa
• Piilota välilehdet: suosittelemme asetuksen asettamista "ei"-asentoon helpon navigoimisen mahdollistamiseksi
• Käytä välilehden yhteenvetoa HTML-aihiona: suosittelemme oletusarvoa "ei, älä käytä yhteenvetoa aihiona"

Tulossa

Vanhojen kurssien poistomahdollisuus (tulossa syksyllä 2020): Opettajalle kyky poistaa vanhat kurssinsa. Selvityksessä on myös mahdollisuus poistaa automaattisesti vanhat kurssit.

Selvityksessä olevat ominaisuudet

• Ally: saavutettavuustyökalu, joka tarkistaa Moodlen kurssialueen ja tiedostot (word, pdf ja powerpoint) saavutettavuusongelmien kannalta sekä tarjoaa korjausehdotuksia ja -ohjeita. Opiskelijoille työkalu tarjoaa vaihtoehtoisia formaatteja tiedostojen käyttöön.
• Attendance: läsnäolomerkintöjen tekemistä varten
• BigBlueButton: Zoomia vastaava, mutta sisäänrakennettu Moodle-aktiviteetti etäopetuksen järjestämiseen

UTU Moodle upgrade 2020 + new features

In the summer of 2020, Moodle was updated to the version 3.8.3.+. Firstly, the aim was to implement the requirements of the Data Protection Regulation even better, and introduce features that were requested in the user survey of spring 2020. Users particularly asked for new ways of organising content. The new update has two of these features. First one is the accordion feature, which allows users to expand and collapse topics with one click. In Moodle, this course format is called Collapsed Topics. The second one is tabs, which creates similar tabs to the course area as a browser does. With this feature, the users can see one topic at a time and navigate from one topic to another. Additionally, a new feature is the GDPR tool, which enables us to delete old accounts. We also have a new policy that is more compatible with the data protection regulation, and determines for how long students can access old courses. More information about these features and policies below.

New features

Deleting unused accounts

GDPR requires that data should be stored only for as long as necessary. In accordance with the previous data protection description, this period of time was 18 months from the latest login. The time limit will be 12 months from now on. It means that every user must log in to Moodle at least once a year for as long as they want their data to be stored in Moodle. To those users who rarely use Moodle, we recommend logging in routinely at the beginning of every semester, for example. The process of deletion is automatized and users will not receive a separate notification in advance and the data cannot be restored after deletion. In other words, it is better to login too often than to forget it completely.

Changes to access to previously held courses

In accordance with GDPR and the University’s archiving guidelines, student data should not be stored after 6 months from the last opportunity to complete the course. Teachers: Teachers have the responsibility to reset courses after this time has passed. Directions on how to do this can be found HERE. To reuse the course-area for a new course, we strongly recommend requesting a new course area and exporting the materials from the old course to the new one. Directions on how to do this can be found HERE. Students: We remind students that you should download and save all the materials you want to keep from Moodle because the opportunity to access the course expires after the course is finished.

Visibility of old courses

The current version of Moodle does not show courses with the end-date in the past in "My courses" in the menu on the left. The courses still remain, though, and can be found after registration by selecting ones' name in the top right corner and "profile". If you still want to see a frequently used course in this menu and you are a teacher in that course, you may change the end-date in the course settings.

The end-date has been automatically added to courses, but not all old courses have it yet. We ask staff to add the end-date to their old courses. We will automatically add an end-date to all old courses at some point in the Autumn and also delete oldest courses to give room for new ones. Teachers will have the opportunity this Autumn to easily remove old and un-needed courses.

Managing tools Block for teachers

A usability improvement aiming to help teachers do the things they already are doing with less clicks. Basically a block of short cuts for the use of Moodle. The options in the management block change according to what the user is doing at the moment.

New way of organising content - course format: Collapsed topics

The new option can be selected in the course settings in the course format section. When you select collapsed topics as the course format, a list of new options becomes available.

• The number of sections is the number of topics
• Hidden sections can be completely invisible or shown in the collapsed format
• You can choose to display instructions or not
• Elements: we recommend option "Toggle word section number”
• Columns: we recommend option 1
• Text alignments in the section: left, centre, or right
• Icon set: set: arrow is recommended but you can try others as well
• One section: if you select this, only one topic open at a time. We recommend option ”no”.
• You can also adjust the colours. We recommend white (FFFFFF) as the text colour, background colour, and the text colour when hovering the cursor over of the text. And the section colour when hovering the cursor over it as light grey (D3D3D3). You can try other colours as well, but remember to pay attention to the contrast in compliance with the accessibility directive. You can check if the contrast is sufficient HERE

There is also a possibility to restore default settings, if you want to restart the modification. You can find the option in the section "Collapsed topics reset options", where you can select which settings are returned to default.

New way of organising content – course format: Tabs (a.k.a. Onetopic in Moodle)

The new option can be selected in the course settings in the course format section. When you select the option ”Onetopic format”, you see a list of new options. You can use this course format if a) there are only a few sections on the course and b) their names are short. Otherwise, the usability of this option is negatively affected.

• Hidden sections can be invisible to students. By default, they are in the collapsed format.
• Hide tabs: we recommend selecting ”no” to enable easy navigation.
• Use topic summary as template: we suggest the default setting ”no, display as default”

Upcoming updates

Ability to delete old courses (coming in Autumn 2020): The ability for a teacher to delete old courses. We are also looking into deleting old courses automatically.

Under review

• Ally: accessibility tool, which checks if Moodle courses and files (word, pdf and powerpoint) have accessibility issues, and provides instructions for correcting these issues. The tool also offers alternative formats for students to access files.
• Attendance: a way for students to mark their attendance
• BigBlueButton: similar to Zoom but integrated to Moodle. A tool for e-learning meetings.