HY-Kurssin elinkaari
Ks. Opetustyön ohjeet:
|
Kurssin päätyttyä opiskelijoilla on pääsy kurssille niin kauan kuin se on auki (asetuksissa "näytä opiskelijoille"). On tärkeää viestiä opiskelijoille selkeästi, mihin mennessä heidän tulee hakea omat työnsä ja tuotoksensa talteen kurssialueelta. Tämän jälkeen kurssialueen näkyvyys opiskelijoile kannattaa asettaa pois päältä, jottei kurssi turhaan näy opiskelijoiden kurssilistoissa (Asetukset-lohko > Muokkaa asetuksia > Kurssin näkyvyys: Piilota). Moodlea ei ole tarkoitettu kurssin suoritustietojen arkistointipaikaksi. Suoritustiedot tulee arkistoida yliopiston ja tiedekunnan sääntöjen mukaisesti. Kurssi säilyy Moodlen tietokannassa organisaation määrittelemän ajan, Helsingin yliopistossa n. 1,5 vuotta (riiputus/valitus/säilytysaika). Ennen kuin kurssi poistuu Moodlesta, opettajalle lähtee varoitusviestejä sähköpostiin. Jos kurssialueen haluaa poistaa palvelimelta tätä ennen, se onnistuu lähettämällä pyyntö HY:n Moodle-tukeen osoitteeseen moodle@helsinki.fi. Kun aiot opettaa kurssin uudelleen, tilaa kurssia varten uusi, tyhjä kurssialue ja käytä Moodlen "Tuo"-toimintoa, jolla saat kätevästi vanhalta kurssipohjalta materiaalit ja aktiviteetit uudelle kurssipohjalle. Halutessasi voit ottaa kurssialueesi talteen tiedostona: Kurssialueen sisällön arkistointi |
Käyttämättöminä olevien kurssialueiden poisto
Suositus on luoda uusi kurssialue jokaiselle kurssin opetuskerralle, esimerkiksi Yliopistokoulutus syksylle 2017 ja syksylle 2018. Tästä seuraa kuitenkin suuri määrä menneiden kurssikertojen jo vanhentuneita, pitkään käyttämättöminä olleita kurssialueita, ja toisaalta useita samannimisiä kurssialueita. Opiskelijoiden voi olla vaikeaa löytää oikeita kurssialueita. Siksi on mielekästä säännöllisesti keskitetysti sulkea ja poistaa vanhentuneita ja käyttämättömiä kurssialueita. Tällöin myös omien kurssialueidesi lista selkiytyy. Siksi käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi kehitettiin ja se otettiin käyttöön syksyllä 2011.
Kurssialueet, joilla ei ole lainkaan käyntejä yli 12 kuukauteen JA joiden aloituspäivämäärästä on yli 12 kuukautta, päätyvät mukaan automaattiseen poistoprosessiin. Kurssialueita ei poisteta heti, vaan kurssialueen opettajille tiedotetaan asiasta sähköpostiviesteillä.Opettajat saavat yhteensä vähintään kolme eri viestiä, jotka lähetetään kahden kuukauden välein, ennen kuin kurssialue poistetaan Moodlesta. Prosessin vaiheet ovat:
- Vaihe 1: Jos kurssialue on avoinna opiskelijoille, se suljetaan, jolloin se ei näy opiskelijoille myöskään tiedekunnan kurssikategoriassa. Opettajat pääsevät kurssialueelle edelleen Katsaus kursseistani -sivun kautta.
- Vaihe 2: Kurssialue siirretään piilotettuun kategoriaan ja se piilotetaan myös opettajien Katsaus kursseistani -sivulta. Opettajat pääsevät kurssialueelle kuitenkin vielä sen suoralla osoitteella.
- Vaihe 3: Kurssialue poistetaan.
Opettajat saavat sähköpostiviestit kaksi kuukautta ennen kutakin vaihetta. Jos kurssialuetta tarvitaan opetuskäyttöön jatkossakin, poistoprosessin voi keskeyttää vaiheessa 1 menemällä kurssialueen hammasratas-toimintavalikon Muokkaa asetuksia -kohtaan ja muuttamalla alueen aloituspäivää ja vaiheen 2 jälkeen pyytämällä kurssialueen palautusta oikeaan kategoriaan osoitteesta moodle@helsinki.fi. Muista, että kurssin aloituspäivä ei voi olla tulevaisuudessa, jos opiskelijoiden pitää päästä kurssialueelle!
Jos kurssialueella on useita opettajia, sopikaa kurssin vastuuopettajan kanssa kurssialueen säilyttämistarpeista. Jos olet kurssin vastuuopettaja ja haluat nopeuttaa kurssialueen poistoprosessia, ota yhteyttä moodle@helsinki.fi.
Tyhjennä Moodle-alue opiskelijoista
Huomioithan opiskelijan tietosuojan: Kun opintojakso on arvioitu on suositeltavaa, että poistat Moodle-alueelta opiskelijat ja muut tiedot, joita ei enää tarvita ja joiden säilyttäminen ei ole enää välttämätöntä. Tenttisuorituksia ja seminaaritöitä säilytetään arkistonmuodostamissuunnitelman mukaan kuusi kuukautta. Tämän jälkeen opettajan tulee lähtökohtaisesti hävittää opintosuoritukset. Ylipäätään henkilötietoja ei tule säilyttää pidempään kuin on niiden käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Ks. tarkemmin:
