Procédures de fin d'année

Lorsque Moodle est utilisé dans un environnement académique, tel qu'une école ou une université, il est utile d'avoir des procédures en place pour retirer les étudiants et les enseignants qui ont quitté et déplacer les étudiants actuels d'une année à l'autre tout en s'assurant que tout le travail essentiel est conservé. Alors que nous parlons de "procédures de fin d'année", l'approche consistant à préparer le prochain groupe d'étudiants pour un ou plusieurs cours n'a peut-être rien à voir avec une fin d'année. Certaines organisations peuvent organiser des cours en ligne de deux semaines par mois ; d'autres peuvent compléter une qualification chaque trimestre ou semestre, tandis que d'autres encore peuvent avoir un programme continu à leur propre rythme, avec inscription à tout moment.

Voici quelques suggestions de procédures et d'aspects à prendre en considération. (Merci à Gavin Henrick dont l'article du blogue [1] a fourni une grande partie du contenu ci-dessous.)

Premières réflexions

• Quand cela sera-t-il fait ? A la fin du trimestre/semestre ? Pendant les vacances ? De nombreux établissements trouvent qu'il est plus facile d'effectuer des tâches administratives pendant les vacances lorsque moins d'étudiants et d'enseignants accèdent à Moodle. Il peut être conseillé de mettre le site en Mode de maintenance pendant que vous le faites.
• Les étudiants qui ont quitté à la fin de l'année en cours seront-ils définitivement retirés ou leurs coordonnées devront-elles être conservées pendant un certain temps ? Cela dépendra des politiques de votre propre établissement ou de l'autorité scolaire.
• Les enseignants et les autres membres du personnel qui sont partis devront également être retirés du site.

Quelle stratégie utiliser ?

Il existe un certain nombre de stratégies de reconduction utilisées par les écoles, les collèges et d'autres organisations. La stratégie utilisée dépend d'un certain nombre de critères différents, notamment :

• Qui crée la structure/contenu de la formation
• le type de cours qui sont en place
• le volume de cours en direct
• si tous les cours s'arrêtent/démarrent en même temps.

Voici quelques mécanismes standard pour la reconduction d'un cours :

Sauvegarde (archivage) des cours

Les cours peuvent être copiés pour archivage en utilisant la fonction Sauvegarde de cours et en incluant les détails de l'utilisateur (par exemple, les soumissions de devoirs, les messages de forum, etc.) (Notez que cela serait fait par l'administrateur, car un professeur de cours régulier n'est pas autorisé, pour des raisons de sécurité, à sauvegarder les cours avec les détails de l'utilisateur). Les cours peuvent ensuite être stockés soit en externe sur un disque, soit dans Moodle dans une catégorie nommée, par exemple, "Archives" qui peut être cachée aux utilisateurs réguliers. Le cours d'origine peut alors être "réinitialisé" pour un nouveau groupe d'étudiants.

Avantages:

• Les étudiants et les enseignants ont accès en direct à l'instance précédente du module.
• Le contenu initial et les activités sont déjà construits pour la classe entrante.
• L'effort peut être externalisé de l'administration centrale à chaque enseignant s'il dispose de permissions suffisantes dans sa propre catégorie.

Inconvénients:

• Il y a plus d'une copie du cours sur le site de Moodle.
• S'ils sont réalisés par un enseignant, ils ont maintenant besoin de droits de création de cours dans une catégorie.
• Il s'agit d'un effort nécessaire pour chaque cours et d'un coût linéaire en temps basé sur le nombre de cours qui doivent être réinitialisés.

Une alternative consiste à créer des cours vides pour les enseignants, à leur donner des droits d'édition dans le cours et à leur permettre d'importer les ressources et activités de leur ancien cours dans le nouveau cours. Voir Importation de cours.

Réinitialisation des cours

Une fois qu'un cours a été sauvegardé à des fins de sauvegarde, il peut être Réinitialisé en cliquant sur le lien dans Administration du site > Cours > Réinitialiser Ceci supprime toutes les données utilisateur du cours mais maintient les activités elles-mêmes prêtes à recommencer avec les étudiants qui seront ensuite inscrits pour la nouvelle année universitaire.

Cela peut être fait manuellement par les enseignants pour leurs propres cours et, à ce titre, ils ont le contrôle sur les aspects qui sont réinitialisés. Ils peuvent par exemple choisir de ne pas réinitialiser certaines activités dont ils souhaitent conserver le contenu utilisateur (un forum, un glossaire ou une base de données par exemple). Voir Réinitialisation

Avantages:

• Il n'y a qu'un seul cours dans l'instance
• Les autorisations pour les enseignants ne changent pas
• Le contenu initial et les activités sont déjà construits pour la classe entrante.
• L'effort peut être externalisé à chaque enseignant.

Inconvénients:

• Il s'agit d'un effort nécessaire pour chaque cours et d'un coût linéaire en temps basé sur le nombre de cours qui doivent être réinitialisés.
• Les étudiants et les enseignants n'ont pas accès en direct à l'instance précédente du module, ce qui peut être souhaitable pour un certain nombre de raisons.

Créer un nouveau cours

Une troisième option est la création d'un cours vide chaque année et l'affectation du professeur à ce cours. Cependant, cela exige que l'enseignant le reconstruise chaque année avec les nouvelles ressources et activités. Ils peuvent importer s'ils le souhaitent, mais c'est souvent le cas lorsque le contenu a potentiellement changé, de nouvelles versions des ressources doivent donc être ajoutées plutôt que réutilisées l'année dernière.

Avantages:

• Les étudiants et les enseignants ont accès en direct à l'instance précédente du module.
• Le contenu est potentiellement différent dans chaque cas du cours.
• Une partie de l'effort est sous-traitée à l'enseignant.

Inconvénient:

• L'effort ne peut pas être entièrement externalisé à chaque enseignant car quelqu'un doit créer le cours et attribuer les droits de l'enseignant.
• Il y a plus d'une copie du cours sur le site de Moodle.
• Il s'agit d'un effort nécessaire pour chaque cours et d'un coût linéaire en temps basé sur le nombre de cours qui doivent être réinitialisés.
• Le contenu initial et les activités ne sont pas déjà construits pour la classe entrante.

Créer un nouveau Moodle

Une autre approche consiste à isoler chaque année en créant une nouvelle instance de Moodle pour l'arrivée prochaine des étudiants. Ensuite, seuls les cours, les utilisateurs et les ressources/activités nécessaires sont ajoutés à cette liste, afin qu'elle reste aussi légère et aussi performante que possible. Si vous voulez toujours que vos étudiants et enseignants aient accès à l'ancien cours, vous pouvez le conserver sur une URL d'archive afin qu'ils puissent toujours se connecter et l'utiliser, mais il est maintenant isolé des nouveaux contenus et utilisateurs.

Avantages:

• Les anciens cours sont toujours accessibles en direct aux étudiants/enseignants.
• Le site en direct ne contient que les données nécessaires.
• Le site en direct ne doit pas nécessairement être la même version que l'ancien.

Inconvénients:

• Il y a maintenant une autre instance de Moodle à maintenir/patch/upgrade
• Si un enseignant veut quelque chose de l'ancienne instance, il doit sauvegarder le contenu et le téléchargement sur le nouveau site avant la restauration, en ajoutant deux étapes supplémentaires de téléchargement / importation.

Autres considérations

• Qui crée le contenu ? Qui fait le travail de téléchargement d'un cours ? Selon l'établissement, il peut s'agir d'un seul enseignant, d'un administrateur, d'un technologue d'apprentissage ou d'un assistant informatique. Il est d'une importance primordiale de comprendre où le fardeau du travail tombera et de s'y rallier pour que cela se produise.
• Comment le type de cours influe-t-il sur l'approche de reconduction ? Si le cours a un contenu et des activités prédéfinis qui ne changeront pas pour la prochaine itération du cours, alors forcer une reconstruction complète est un coût énorme qui pourrait être évité. Cependant, si les ressources sont des copies numériques des dernières notes de cours et des cours enregistrés, elles peuvent changer chaque instance du cours et se construire au fil du temps.
• Quelle est la taille de votre Moodle ? Si votre Moodle a 10 cours de gestion d'un survol est un prospect différent par rapport à si votre site Moodle a 2.000 cours. Faire des sauvegardes de 2 000 cours et les restaurer en quelques jours ou sur une courte période ajoutera une charge importante à votre site Moodle qui doit être prise en compte dans la planification.

Accès aux cours l'année prochaine

• Comment les nouveaux étudiants et les nouveaux enseignants auront-ils accès à leurs cours ? Ils auront besoin à la fois de créer des comptes et de s'inscrire à leurs cours. Quelles méthodes d'[Authentification]] et d'[Inscription]] répondront le mieux à vos besoins ?
• De même, comment les enseignants et les élèves actuels accéderont-ils à leurs nouveaux cours ?

Voir aussi

• Tutoriel de fin d'année sur YouTube par Lewis Carr et son accompagnateur Présentation en partage de diapositives sur les survols de cours.
• Fin de l'année post de Gavin Henrick de blog, dont une grande partie de cette documentation a été prise.

Outils utiles

• Fournisseur de sauvegarde à distance
• Restaurer des cours à partir de Moodle distant
• Administrators can use MOOSH pour sauvegarder et restaurer des cours en lots à partir de CLI.
• Mes cours à distance (bloc)
• Utiliser le modèle lors de la création du cours
• Archivage des cours et Archiveur de cours
• Synchronisation basée sur CSV aux différentes instances de Moodle
• Préréglages Admin (exportation/importation)