Certifications

Moodle Workplace™, disponible uniquement via les Partenaires Certifiés et Fournisseurs de Services Moodle, vous aide à délivrer une formation d'entreprise efficace et un développement professionnel, et à partager les connaissances dans votre organisation.

En utilisant les certifications, vous pouvez spécifier et suivre les exigences pour les Programmes Workplace récurrents. Chaque certification est associée à un programme, qui doit être complété pour que l'utilisateur devienne certifié. Un cas d'usage typique serait la formation de conformité avec une période de validité définie qui doit être reprise pour garder les certifications de vos employés à jour.

Vue d'ensemble

Une certification consiste en un programme unique ou des programmes récurrents, tous deux pouvant expirer après un certain temps. Le renouvellement de la certification initiale, connu sous le nom de recertification, utilise soit le même programme soit un autre programme.

Il y a certaines propriétés et actions de programme qui ont été réutilisées pour faciliter les certifications, tandis que d'autres ont été ajoutées :

Date d'expiration : Le moment où la validité d'un programme se termine
Réinitialisation du programme : Utilise la fonction de réinitialisation pour faciliter la recertification
Date d'échéance : Utilisée à la fois pour la certification et la recertification

Les apprenants peuvent voir toutes les certifications qui leur sont allouées sur leur page Mes cours et s'auto-inscrire dans les cours de certification en cliquant dessus. Certains cours de certification peuvent ne pas être disponibles jusqu'à ce que les prérequis soient remplis.

Moodle Workplace Certifications

Détails de certification

Vous pouvez accéder à la gestion des certifications via Administration du site > Apprentissage > Certifications ou directement via l'icône Certifications dans le lanceur Workplace.

Pour chaque certification active, vous voyez le Nom de certification, toutes les Étiquettes données, et le Nom de programme qui est utilisé pour la certification initiale. À droite de chaque certification, vous verrez les actions suivantes : Dupliquer, Archiver, Utilisateurs, et Rapport de progression. Vous pouvez filtrer la liste des certifications actives par Nom de certification, Nom de programme, et Étiquettes.

Pour créer une nouvelle certification, cliquez sur le bouton +Nouvelle certification. Vous verrez alors un écran pop-up et une gamme de détails de certification.

Nom complet de certification (Requis) : Le nom de la certification qui est affiché dans la liste des certifications actives et le tableau de bord des utilisateurs
Numéro d'ID de certification : Un numéro d'ID unique qui est utilisé par l'outil de téléchargement d'utilisateurs et les services web
Étiquettes de certification : Étiquettes à afficher sur la liste des certifications actives
Sélectionner programme (Requis) : Le programme qui est utilisé pour la certification initiale. Un programme n'est pas lié à une seule certification, c'est-à-dire que chaque programme peut être utilisé comme partie de multiples certifications.
Ajouter aux groupes de cours : Spécifiez si vous souhaitez ajouter des utilisateurs aux groupes Comme défini dans le programme ou Créer des groupes pour cette certification. Voir aussi Certifications partagées.

Contenu de certification

Le contenu de certification contient des informations sur le parcours de certification initiale, la recertification optionnelle, les utilisateurs et les règles dynamiques.

Certification initiale

Les certifications sont des programmes qui ne sont valides que pour un certain temps. Le premier passage d'un programme est appelé la certification initiale (parcours).

Sous l'onglet Certification, vous verrez le Programme associé qui a été sélectionné lors de la création de la certification. Notez l'avertissement qui est affiché sous le programme sélectionné. Cela signifie que s'il y a déjà des utilisateurs assignés à la certification et que des changements sont apportés à certains paramètres, vous devez être conscient du fait que les enregistrements de completion de tous les utilisateurs certifiés ne seront pas affectés par ces modifications. Donc, si un utilisateur a déjà terminé avec succès le programme ou a été marqué manuellement complété, le statut ne changera pas, même si les nouvelles exigences de certification n'ont pas été atteintes. Ceci est pertinent dans une configuration où le contenu d'un programme de formation a changé, possiblement à cause d'un changement de législation, donc les utilisateurs qui sont déjà certifiés ne seront pas affectés jusqu'à ce que leur fenêtre de recertification s'ouvre. S'ils sont affectés, vous devrez changer leur statut manuellement.

Note : Quand un programme est changé dans une certification et que certains utilisateurs sont déjà alloués, ces utilisateurs continueront à être alloués au programme précédent et seuls les nouveaux utilisateurs seront alloués au nouveau programme. Ce comportement est voulu, car il semble déraisonnable pour les utilisateurs actuels d'avoir le programme changé qu'ils ont déjà commencé. Au cas où ceci serait requis, les gestionnaires peuvent dés-allouer des utilisateurs individuels et les allouer manuellement à la certification.

Dans les sections Dates de certification et Fenêtre d'allocation, vous pouvez spécifier un nombre de dates absolues ou pertinentes relatives à la certification. La section Dates de certification définit une date de début et d'expiration, pendant laquelle un utilisateur peut accéder à la certification.

Date de début : La première date que l'utilisateur peut commencer à travailler sur la certification
- Date d'allocation : La date à laquelle l'utilisateur a été alloué à la certification
- Sélectionner date : La certification peut être commencée à ou après la date sélectionnée
- Après date d'allocation : Le temps qui doit passer après qu'un utilisateur ait été alloué à la certification. Par exemple, si un utilisateur a été alloué un lundi et ce paramètre est défini à 1 jour, l'accès de l'utilisateur à la certification commencera mardi.
Date d'échéance : Le moment où l'utilisateur devrait avoir complété la certification
- Jamais : Aucune date d'échéance
- Après date de début : Temps après la date de début de la certification. Par exemple, si la date de début est un lundi, et la date d'échéance est définie à 1 jour après la date de début, la date d'échéance sera mardi. Moodle Workplace ne vérifie pas si l'utilisateur a réellement commencé la certification ou non ; il calcule juste cette date en utilisant la date de début.
Date d'expiration : La date à laquelle la certification perd sa validité
- Jamais : La certification n'expire jamais
- Sélectionner date : La date fixe à laquelle la certification expire
- Après completion : Temps après que la certification ait été complétée
- Après date d'allocation : Temps après que l'utilisateur ait été alloué à la certification
- Après date d'échéance : Temps après que la certification ait été due

La Fenêtre d'allocation définit la plage dans laquelle un utilisateur peut être alloué à la certification. Gardez à l'esprit que les règles dynamiques ignorent cette fenêtre de temps.

Date de début : Le premier jour où l'allocation peut avoir lieu
- Non défini : Il n'y a pas de limite de temps à partir de quand la certification peut être allouée
- Sélectionner date : La certification peut être allouée à ou après la date sélectionnée
Date de fin : Le dernier jour où l'allocation peut avoir lieu
- Non défini : Il n'y a pas de limite de temps jusqu'à quand la certification peut être allouée
- Sélectionner date : La certification peut être allouée jusqu'à la date sélectionnée

Détails de certification

Cet onglet affiche les mêmes informations lors de la création d'une nouvelle certification. Toutes les valeurs peuvent être modifiées.

Recertification

Il est possible de configurer un flux de travail pour la recertification d'utilisateur après que la certification initiale (précédente) expire. La recertification est le renouvellement de la certification initiale soit en exigeant la completion du même programme à nouveau soit en complétant un programme différent.

Une fois que le paramètre Exiger certification a été activé, un nombre de paramètres doivent être configurés :

Sélectionner un programme différent : Si activé, la recertification utilise un programme différent de la certification initiale. Si désactivé (par défaut), le même programme sera utilisé.
Sélectionner programme : Le programme utilisé pour la recertification. Le programme sélectionné pour la certification initiale n'est pas disponible pour la sélection.
Date de début : Date de début pour le processus de recertification, relative à la date d'expiration de la certification précédente. Si l'utilisateur était précédemment assigné au programme, tous les enregistrements de completion seront réinitialisés. Prenez en compte l'avertissement affiché : si des utilisateurs sont directement inscrits dans des cours en dehors du programme, la réinitialisation sera effectuée néanmoins.
Date d'échéance : La date d'échéance est toujours la date d'expiration de la (re)certification précédente.
Période de grâce : Période supplémentaire de temps donnée pour finir le programme pour être certifié après que la certification précédente expire. Cette option n'est disponible que si le programme de recertification est différent du programme initial.
Date d'expiration : La date à laquelle la recertification perd sa validité
- Jamais : La recertification n'expire jamais
- Après completion de certification actuelle : Temps après que la recertification actuelle ait été complétée
- Après date d'expiration de certification précédente : Temps après que l'utilisateur ait complété la (re-)certification précédente
- Après la dernière des deux : completion actuelle ou expiration : Ce qui vient en dernier des deux dates précédentes

Exemple pour "Date d'expiration" : La date d'expiration de certification a été définie au 30 juin et l'utilisateur a complété la (re-)certification le 15 juin.

Date d'expiration "Après completion de certification actuelle" : Ce paramètre considère la date quand l'utilisateur a été certifié. Par exemple, si vous définissez la date d'expiration de re-certification à "Après completion de certification actuelle 1 mois" et l'utilisateur complète la certification le 15 juin, la prochaine date d'expiration sera définie au 15 juillet. Ce calcul utilise la date de completion de certification (15 juin) plus le temps spécifié dans le paramètre de date d'expiration (1 mois).

Date d'expiration "Après date d'expiration de certification précédente" : Ce paramètre considère la date d'expiration de la ronde de certification précédente. Par exemple, si vous définissez la date d'expiration à "Après date d'expiration de certification précédente 1 mois" et l'utilisateur complète aussi la certification le 15 juin, la date d'expiration sera définie au 30 juillet. Ce calcul utilise la date d'expiration précédente (30 juin) plus le temps spécifié dans le paramètre de date d'expiration (1 mois).

Date d'expiration "Après la dernière des deux : completion actuelle ou expiration" : Dans cet exemple, la date d'expiration sera définie au 30 juillet, puisque cette date vient en dernier des deux dates (15 juillet et 30 juillet). Quand la date de début de recertification est atteinte pour un utilisateur certifié, le programme de recertification sera réinitialisé et apparaîtra sur le tableau de bord de l'utilisateur, lui permettant de commencer à prendre le programme à nouveau. Si l'utilisateur a complété le programme, il sera considéré certifié jusqu'à la nouvelle date d'expiration. Si le programme n'est pas complété avant la date d'échéance (ou période de grâce où elle est définie), l'utilisateur sera re-alloué au programme de certification initiale et tous les cours dans celui-ci qui ne sont pas présents dans le programme de recertification seront réinitialisés pour l'utilisateur.

Pour que la recertification fonctionne, assurez-vous que la certification initiale est définie pour expirer (pas définie à Jamais), ou définissez les dates d'expiration individuellement.

Utilisateurs et certification

L'information affichée sur l'onglet Utilisateurs montre tous les utilisateurs qui ont reçu accès à la certification.

La liste des utilisateurs fournit les informations suivantes :

Prénom / nom : Prénom et nom de famille de l'utilisateur
Source d'allocation : Indication de comment l'utilisateur a été alloué au certificat
- Manuel : manuellement, en mode batch, ou via les services web
- Dynamique : via les règles dynamiques
Statut de certification : Progression de l'utilisateur de la certification
- Fichier:Certifications - Open.png L'utilisateur n'a pas encore complété la certification et la Date d'échéance n'a pas été atteinte
- Fichier:Certifications - Overdue.png L'utilisateur est en retard pour compléter la certification
- Fichier:Certifications - Certified.png L'utilisateur a complété avec succès la certification et est donc certifié
- Fichier:Certifications - Expired.png La date d'expiration de certification a été dépassée, c'est-à-dire que la Certification a expiré
- Fichier:Certifications - Future allocation.png La date de début de l'utilisateur est définie dans le futur
- Fichier:Certifications - Suspended.png L'allocation de certification de l'utilisateur a été suspendue. Son entrée dans la table sera grisée. Ceci n'est pas lié à la suspension du compte d'un utilisateur. C'est le seul statut de certification qui peut coexister avec un autre statut.
Date d'allocation : Date quand la certification a été allouée à l'utilisateur
Date d'expiration : Date quand la certification actuelle a expiré (date ou Jamais).
Programme actuel : Nom du programme actuel ; ceci peut être différent pendant la certification initiale et toute recertification.
Date d'échéance : Date quand la certification est due.
Statut du programme : Voir les options de statut pour les utilisateurs de Programme.

Les Actions suivantes sont disponibles pour les certifications :


Action	Description	Source d'allocation	Statut de certification
Modifier l'allocation	Voir Modifier l'allocation	Manuel, Dynamique	Tous
Certifier l'utilisateur	Voir Certifier les utilisateurs	Manuel, Dynamique	Ouvert, En retard, Allocation future, Suspendu
Révoquer la certification	Voir Révoquer la certification	Manuel, Dynamique	Certifié, Expiré
Journal d'activité de certification	Voir Journal d'activité de certification	Manuel, Dynamique	Tous
Vue d'ensemble de progression	Voir Vue d'ensemble de progression	Manuel, Dynamique	Tous
Supprimer l'allocation	Voir Supprimer l'allocation	Manuel	Tous

Les actions Modifier le statut et les dates et Dés-allouer les utilisateurs peuvent être appliquées en lot à plusieurs utilisateurs via le menu déroulant Avec les utilisateurs sélectionnés... en bas. Gardez à l'esprit que ceci n'est possible que pour les utilisateurs avec la Source d'allocation définie à manuel.

Les règles selon les sources d'allocation sont les mêmes que celles listées dans le tableau ci-dessus. C'est-à-dire que si des utilisateurs avec différentes sources d'allocation ont été sélectionnés, les actions seront seulement exécutées sur les utilisateurs pour lesquels l'action sélectionnée est supportée.

Modifier l'allocation

Vous pouvez manuellement surcharger l'information de planification d'un utilisateur. Les gestionnaires et autres utilisateurs avec la capacité tool/certification:allocateuser ont la permission de modifier manuellement l'information de planification des utilisateurs. Cette intervention est utile si un utilisateur est incapable de compléter une certification à cause d'une maladie de longue durée, à cause d'un congé de maternité/paternité, ou toute autre circonstance qui empêche la certification d'être complétée à temps.

Les valeurs suivantes sont disponibles lors de l'édition manuelle des données de certification d'un utilisateur :

Statut : Le statut Suspendu cachera cette certification de l'utilisateur, tandis que le statut Par défaut (Actif) l'affichera
Statut de certification : Affiche le statut de certification.
Date de début : Par défaut, c'est la Date de début qui a été spécifiée dans la section Dates de certification de la certification initiale. Vous pouvez surcharger ceci avec une valeur fixe en sélectionnant et spécifiant une date via Sélectionner date.
Date d'échéance : Par défaut, c'est la Date d'échéance qui a été spécifiée dans la section Dates de certification de la certification initiale. Vous pouvez surcharger ceci avec une valeur fixe en sélectionnant et spécifiant une date via Sélectionner date. Quand vous surchargez manuellement la date d'échéance, l'icône d'avertissement sera affichée à côté de Date d'échéance sur la liste des utilisateurs.

Si un utilisateur est en phase de recertification et le programme de recertification est différent de l'initial, il est possible de modifier les valeurs de recertification suivantes :

Date de début de recertification : Nouvelle date de début de recertification
Date d'échéance : Nouvelle date d'échéance de recertification, qui peut être modifiée manuellement si l'utilisateur n'a pas encore été certifié. Une fois que l'utilisateur a été certifié au moins une fois (même si l'utilisateur fait actuellement une recertification), la date d'échéance sera verrouillée et la date d'expiration sera affichée à la place.
Fin de période de grâce : Nouvelle date d'échéance de recertification, soit la valeur par défaut spécifiée soit sélectionner une date fixe. Cette option n'est disponible que si le programme initial est différent du programme de re-certification et que le statut du programme égale Certifié.
Programme actuel : Vous pouvez changer le programme que l'utilisateur prend actuellement si le programme initial est différent du programme de re-certification et si le statut égale Expiré. Une fois que vous changez le programme actuel, l'option Réinitialiser les cours supplémentaires est affichée, qui réinitialise les cours qui font partie du nouveau programme qui ne faisaient pas partie de l'ancien programme.

Certifier les utilisateurs

Pour certifier manuellement un utilisateur sans avoir à attendre la completion de certification, sélectionnez l'option Certifier l'utilisateur. Vous pouvez soit spécifier la date d'expiration lors du marquage manuel d'une certification, soit spécifier la date de certification.

Il y a trois options parmi lesquelles choisir lors de la définition manuelle de la Date d'expiration :

Par défaut : Par défaut, c'est la Date d'expiration qui a été spécifiée dans la section Dates de certification de la certification initiale.
Jamais : La certification n'expirera jamais et elle est valide indéfiniment
Sélectionner date : Vous pouvez spécifier une date spécifique en utilisant cette option

L'option Date certifiée peut avoir deux valeurs :

Maintenant (par défaut) : La certification de l'utilisateur deviendra certifiée immédiatement
Sélectionner date : Sélectionner une date personnalisée, qui doit être dans le passé

Cette nouvelle fonctionnalité supporte les scénarios dans lesquels des données historiques sans données de certification doivent être ajoutées à Moodle Workplace manuellement, et les dates de certification sont définies manuellement pour des utilisateurs individuels.

Note : L'option Certifier n'est disponible que si le statut de l'utilisateur n'est pas certifié ou expiré.

Révoquer la certification

Toutes les données de completion seront supprimées, c'est-à-dire que toutes les données de completion de cours sont réinitialisées dans tous les cours du programme associé. Cette action ne peut pas être annulée ! L'exécution de la réinitialisation de la progression de certification d'un utilisateur aura lieu pendant la prochaine exécution de cron.

Les récompenses qui auraient pu être données à la completion ne seront pas révoquées.

Notez que l'option de révocation ne sera disponible que pour les utilisateurs qui ont été certifiés manuellement. C'est-à-dire qu'elle ne sera pas disponible pour les utilisateurs qui ont été certifiés par des règles dynamiques ou pour les utilisateurs qui ont été certifiés en complétant le programme associé.

Gardez à l'esprit que cette option n'est disponible que si l'utilisateur est certifié ou si la certification a expiré.

Journal d'activité de certification

Les certifications contiennent souvent des informations importantes dans les contextes de conformité ou d'apprentissage obligatoire. Pour fournir des preuves, par exemple, lors d'un audit, Moodle Workplace fournit un journal d'activité qui peut être accédé via l'option Journal d'activité de certification depuis la vue Utilisateur. Le journal d'activité montre la progression d'un utilisateur à travers une certification allouée. Les activités enregistrées contiennent des activités manuelles (performées par les utilisateurs) et des activités automatiques (exécutées par le système)

Vue d'ensemble de progression

La vue d'ensemble de progression ouvre une fenêtre modale, qui est similaire à la vue d'une certification sur le tableau de bord d'un utilisateur.

Supprimer l'allocation

Ceci supprime l'utilisateur et toutes les données associées de la certification. Cette action ne peut pas être annulée ! Cette option n'est disponible que si la Source d'allocation est définie à manuel. Notez que les utilisateurs qui ont été alloués via des règles dynamiques peuvent seulement être supprimés via des règles dynamiques.

Règles dynamiques de certification

Les règles dynamiques permettent aux certifications d'être configurées à la fois dans les conditions et actions. Les règles dynamiques de certification s'appliquent seulement à la certification particulière. Elles vous sauvent d'avoir à créer beaucoup de règles à l'échelle du site et gardent tout en un seul endroit, ce qui améliore la maintenance des certifications.

L'onglet Règles dynamiques donne un accès rapide à certaines règles qui affectent la certification et sont créées par défaut. Celles-ci permettent à l'administrateur du site de faire des choses comme envoyer une notification à l'utilisateur quand il est alloué au certificat, émettre un certificat ou un badge, allouer à un autre programme/certification, ou envoyer un rappel quand la certification est en retard. Définissez des actions pour ces règles prédéfinies et cliquez sur le bouton bascule pour les activer.

Les conditions disponibles sont les mêmes que celles disponibles dans la section Certifications dans les règles dynamiques. Elles ne peuvent pas être changées, c'est-à-dire que vous pouvez seulement configurer les actions de chaque règle. Puisque les conditions ne peuvent pas être configurées dans les règles dynamiques de certification, la logique suivante est appliquée pour ses valeurs par défaut :

La certification sélectionnée est la certification actuelle
Si des critères sont disponibles, la première option sera sélectionnée
Tous les champs de date sont désactivés

Par exemple, pour la condition "Utilisateurs qui ont le statut 'Certifié' dans la certification...", la certification sur laquelle vous travaillez actuellement est sélectionnée, ce qui est aussi mentionné dans le nom de la condition. De plus, le premier critère "Toutes les certifications sélectionnées ont été certifiées" est sélectionné, l'option de date "Date certifiée à ou après" est définie à Désactivé, et "Exécuter les actions seulement quand le statut de l'utilisateur change de 'non certifié' à 'certifié'" est choisi. Si vous avez besoin que l'un de ces paramètres soit différent, vous devez créer une règle à l'échelle du site ; cette restriction sera probablement corrigée dans un futur (proche).

Assurez-vous d'activer chaque règle dynamique qui a été configurée. La plupart des règles dynamiques ont été configurées comme tâches planifiées, c'est-à-dire que l'action ne sera pas exécutée immédiatement, mais quand la prochaine exécution de cron sera lancée.

Certifications partagées

Après avoir activé l'espace partagé, les utilisateurs peuvent créer des certifications partagées à l'intérieur. Ces certifications partagées seront listées dans la page principale Certifications dans toutes les entités et seront marquées avec un label Espace partagé à côté. Les utilisateurs de ces entités sans accès à l'espace partagé seront seulement capables d'allouer des utilisateurs à ces certifications.

Pour créer une certification dans l'espace partagé, accédez à l'espace partagé depuis le menu déroulant de changement d'entité, dans la barre de navigation. Quand vous êtes dans l'espace partagé, allez à Certifications dans le lanceur Workplace et créez une nouvelle certification comme d'habitude.

Le partage de cours entre certifications est configuré dans le programme qui est associé à la certification, pas au niveau de la certification.

Archive de certifications

Une certification est soit Active soit Archivée. Les certifications Actives sont actuellement en usage, c'est-à-dire que les apprenants travaillent à travers les cours de certification. Les certifications Archivées ne sont pas en usage, mais leurs données de progression et de completion doivent être disponibles. Une fois qu'un programme est archivé (en utilisant le bouton Archiver dans la colonne d'action), il ne sera plus disponible pour les gestionnaires ou apprenants et peut seulement être vu dans les rapports historiques.

Les certifications archivées sont stockées via l'onglet Archivé où vous avez trois actions disponibles :

Rapport de progression : C'est le même rapport de progression que celui affiché sur l'onglet Équipes sur le tableau de bord du gestionnaire.
Restaurer : L'état de la certification sera changé d'Archivé de retour à Actif.
Supprimer : Ceci supprimera la certification de façon permanente et supprimera toutes les données associées. Notez que cette action ne peut pas être annulée.

Rapports de certifications

Depuis l'onglet Rapports, vous obtenez accès aux 2 rapports de certifications suivants :

Progression des certifications : Données de statut et progression de tous les utilisateurs et certifications
Certifications en retard : Le même rapport, mais déjà pré-filtré par les certifications qui sont en retard

Les deux rapports contiennent les colonnes suivantes :

Prénom / Nom
Nom de certification
Date d'allocation
Date d'échéance
Date d'expiration
Statut de certification (Ouvert, Certifié, En retard, Suspendu, Allocation future)
Date certifiée
est recertification (Oui, Non)
Programme actuel
Statut du programme actuel (Ouvert, Complété, En retard, Suspendu, Allocation future)
Progression du programme actuel
Actions :
- Journal d'activité de certification
- Vue d'ensemble de progression

Cas d'usage des certifications (En cours de réalisation)

Les sous-sections suivantes décrivent quelques scénarios de certifications typiques.

Certification unique, utilisateur à temps

Cas d'usage : Les utilisateurs doivent être certifiés une fois, c'est-à-dire sans re-certification, et la certification expire après une période spécifiée.

Exemple : Artisans qui doivent entreprendre un programme de Santé & Sécurité, avant qu'un accès soit accordé à un site de construction.