Datenregistrierung
Überblick
Eine typische Anfrage, die Nutzer/innen nach der DSGVO stellen können, ist die Anforderung einer Liste aller Prozesse, die personenbezogene Daten verarbeiten, der Zweck der Verarbeitung und die Aufbewahrungsfrist der Daten.
Auf der Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung werden diese Informationen (Kategorien von Daten, Zweck ihrer Verarbeitung, Aufbewahrungsfrist) verwaltet.
Jede Art von Daten kann nach einer beliebigen Taxonomie kategorisiert werden.
Außerdem können verschiedene Zwecke definiert werden, auf deren Grundlage die Datenverarbeitung erfolgt sowie die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Arten von Daten. Entscheidend dabei ist, dass Aufbewahrungsfristen Vorrang haben gegenüber einer möglichen Anfrage nach Löschen von personenbezogenen Daten. Z.B. kann es nötig sein, Prüfungsergebnisse über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, auch wenn Nutzer/innen die Schule oder Hochschule bereits verlassen haben und daher eigentlich das Löschen ihrer Daten verlangen können.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Kategorie und Zweck zu verstehen. Eine Kategorie wird verwendet, um die verschiedenen Arten von Daten zu strukturieren und zu organisieren, z.B. für Berichte. Sie beschreibt nicht, wie die Daten verwendet und wie lange sie aufbewahrt werden. Der Zweck beschreibt, wofür die Daten verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden.
Der Datenschutzverantwortliche kann Zwecke (warum eine Organsiation Daten verarbeitet) mit Aufbewahrungsfristen und Datenkategorien für die Daten, die in Moodle gespeichert werden, in der Datenregistrierung definieren.
Standardeinstellungen
Auf dieser Seite werden für die verschiedenen Kontexte in Moodle (Kursbereiche, Kurse, Aktivitäten, Blöcke) die jeweiligen Standardeinstellungen für die Datenkategorie und den Zweck (und damit verbunden die Aufbewahrungsfrist) festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Kursendedatum des Kurses gemessen, zu dem eine Aktivität gehört. Für Nutzer wird gemessen ab dem letzten Login, wenn ein Nutzer nirgends mehr eingeschrieben ist oder bereits gelöscht wurde.
Die Einstellungen werden wie folgt vorgenommen:
- Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung und klicken Sie auf den Button Standardeinstellungen.
- Wählend Sie eine Standardkategorie und einen Standardzweck für Kurskategorien, Kurse, Aktivitätsmodule und Blöcke.
- Klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.
Die Kategorien und Zwecke müssen erst angelegt werden, bevor sie als Standardeinstellungen verwendet werden können. Beachten Sie dass die Standardkategorien und -zwecke nur für die jeweils neu angelegten Instanzen gelten (z.B. für einen neu angelegten Kurs). Inhalte, die bereits vor dem Festlegen der Standardkategorien und -zwecke vorhanden waren, sind nicht betroffen.
Kategorien hinzufügen oder bearbeiten
Jede Moodle-Site kann ihre eigenen Datenkategorien entsprechend den Anforderungen der Organsiation definieren. Wenn Sie eine Datenkategorie anlegen oder bearbeiten wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung.
- Im Auswahlmenü Bearbeiten oben auf der Seite wählen Sie die Option Kategorien.
- Auf der Seite Kategorien bearbeiten klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
- Geben Sie der Kategorien einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie auf den Button Sichern.
Beispiele für Datenregistrierungskategorien
- Formale Daten (Identifikationsdaten, Bilder, Ehestand, etc.)
- Daten zum persönlichen Leben (Lebensstil, familiäre Situation, etc.)
- Daten zur ökonomischen und finanziellen Situation (Einkommen, finanzielle Situation, Steuerklasse, etc.)
- Verbindungsdaten (IP-Adresse, Logdaten, etc.)
- Daten zum Bildungsverlauf (eingereichte Abgaben, Prüfungsmitschriften, etc.)
- Daten zum Ausbildungserfolg (Prüfungsergebnisse, Leistungskontrollen, Zertifikate, etc.)
- Standortdaten (Reisen, GPS-Daten, GSM, etc.)
Zwecke hinzufügen oder bearbeiten
Institutionen können verschiedene Zwecke für die Verarbeitung von ähnlichen Datenarten haben. In Abhängigkeit von den möglicherweise verschiedenen Aufbewahrungsfristen müssen sie in der Lage sein, die verschiedenen Datenarten korrekt zu beschreiben und zu verwalten.
Um einen neuen Zweck anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung.
- Im Auswahlmenü Bearbeiten oben auf der Seite wählen Sie die Option Zwecke
- Auf der Seite Zwecke bearbeiten klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Zweck hinzuzufügen.
- Geben Sie dem Zweck einen passenden Namen und eine Beschreibung, wofür die Daten verarbeitet werden.
- Wählen Sie im Auswahlmenü Rechtliche Grundlage ein oder mehrere Gesetze aus, auf deren Basis die rechtmäßige Verarbeitung erfolgt.
- Im Auswahlmenü Gründe für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten einen passenden Grund gemäß DSGVO aus.
- Geben Sie die Aufbewahrungsfrist für Daten an, die zu diesem Zweck verarbeitet werden.
- Markieren Sie die Checkbox Geschützt, wenn die Aufbewahrung der Daten, die zu diesem Zweck verarbeitet werden, Vorrang hat vor einer Anfrage zur Datenlöschung.
- Klicken Sie auf den Button Sichern.
Kategorien und Zwecke für bestehende Kontexte festlegen
Die Datenregistrierungsschnittstelle wird verwendet, um durch die Kontexte der Moodle-Site zu navigieren und jedem Kontext eine passende Datenkategorie und einen passenden Zweck (und damit verbunden die zugehörige Aufbewahrungsfrist) zuzuordnen.
Administrator/innen sollten mindestens für den Kontext Website eine Kategorie und einen Zweck definieren. Alle untergeordneten Kontexte erben dann diese Einstellungen.
Administrator/innen können dann für einzelne Kontexte andere Kategorien und Zwecke festlegen, z.B. für einen einzelnen Kurs, für den längere oder kürzere Aufbewahrungsfristen gelten. Damit werden die vererbten Werte überschrieben.
