Datenregistrierung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 25. Juli 2018, 10:59 Uhr

Überblick

Eine typische Anfrage, die Nutzer/innen nach der DSGVO stellen können, ist die Anforderung einer Liste aller Prozesse, die personenbezogene Daten verarbeiten, der Zweck der Verarbeitung und die Aufbewahrungsfrist der Daten.

Auf der Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung werden diese Informationen (Kategorien von Daten, Zweck ihrer Verarbeitung, Aufbewahrungsfrist) verwaltet.

Jede Art von Daten kann nach einer beliebigen Taxonomie kategorisiert werden.

Außerdem können verschiedene Zwecke definiert werden, auf deren Grundlage die Datenverarbeitung erfolgt sowie die Aufbewahrungsfrist für die verschiedenen Arten von Daten. Entscheidend dabei ist, dass Aufbewahrungsfristen Vorrang haben gegenüber einer möglichen Anfrage nach Löschen von personenbezogenen Daten. Z.B. kann es nötig sein, Prüfungsergebnisse über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, auch wenn Nutzer/innen die Schule oder Hochschule bereits verlassen haben und daher eigentlich das Löschen ihrer Daten verlangen können.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Kategorie und Zweck zu verstehen. Eine Kategorie wird verwendet, um die verschiedenen Arten von Daten zu strukturieren und zu organisieren, z.B. für Berichte. Sie beschreibt nicht, wie die Daten verwendet und wie lange sie aufbewahrt werden. Der Zweck beschreibt, wofür die Daten verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden.

Datenregistrierung

Der Datenschutzverantwortliche kann Zwecke (warum eine Organsiation Daten verarbeitet) mit Aufbewahrungsfristen und Datenkategorien für die Daten, die in Moodle gespeichert werden, in der Datenregistrierung definieren.

Standardeinstellungen

Datenregistrierung: Standardeinstellungen

Auf dieser Seite werden für die verschiedenen Kontexte in Moodle (Kursbereiche, Kurse, Aktivitäten, Blöcke) die jeweiligen Standardeinstellungen für die Datenkategorie und den Zweck (und damit verbunden die Aufbewahrungsfrist) festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Kursendedatum des Kurses gemessen, zu dem eine Aktivität gehört. Für Nutzer wird gemessen ab dem letzten Login, wenn ein Nutzer nirgends mehr eingeschrieben ist oder bereits gelöscht wurde.

Die Einstellungen werden wie folgt vorgenommen:

Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung und klicken Sie auf den Button Standardeinstellungen.
Wählend Sie eine Standardkategorie und einen Standardzweck für Kurskategorien, Kurse, Aktivitätsmodule und Blöcke.
Klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Die Kategorien und Zwecke müssen erst angelegt werden, bevor sie als Standardeinstellungen verwendet werden können. Beachten Sie dass die Standardkategorien und -zwecke nur für die jeweils neu angelegten Instanzen gelten (z.B. für einen neu angelegten Kurs). Inhalte, die bereits vor dem Festlegen der Standardkategorien und -zwecke vorhanden waren, sind nicht betroffen.

Kategorien hinzufügen oder bearbeiten

Datenkategorien

Jede Moodle-Site kann ihre eigenen Datenkategorien entsprechend den Anforderungen der Organsiation definieren. Wenn Sie eine Datenkategorie anlegen oder bearbeiten wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung.
Im Auswahlmenü Bearbeiten oben auf der Seite wählen Sie die Option Kategorien.
Auf der Seite Kategorien bearbeiten klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
Geben Sie der Kategorien einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie auf den Button Sichern.

Beispiele für Datenregistrierungskategorien

Formale Daten (Identifikationsdaten, Bilder, Ehestand, etc.)
Daten zum persönlichen Leben (Lebensstil, familiäre Situation, etc.)
Daten zur ökonomischen und finanziellen Situation (Einkommen, finanzielle Situation, Steuerklasse, etc.)
Verbindungsdaten (IP-Adresse, Logdaten, etc.)
Daten zum Bildungsverlauf (eingereichte Abgaben, Prüfungsmitschriften, etc.)
Daten zum Ausbildungserfolg (Prüfungsergebnisse, Leistungskontrollen, Zertifikate, etc.)
Standortdaten (Reisen, GPS-Daten, GSM, etc.)

Zwecke hinzufügen oder bearbeiten

Zweck der Datenverarbeitung

Institutionen können verschiedene Zwecke für die Verarbeitung von ähnlichen Datenarten haben. In Abhängigkeit von den möglicherweise verschiedenen Aufbewahrungsfristen müssen sie in der Lage sein, die verschiedenen Datenarten korrekt zu beschreiben und zu verwalten.

Um einen neuen Zweck anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung.
Im Auswahlmenü Bearbeiten oben auf der Seite wählen Sie die Option Zwecke
Auf der Seite Zwecke bearbeiten klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Zweck hinzuzufügen.
Geben Sie dem Zweck einen passenden Namen und eine Beschreibung, wofür die Daten verarbeitet werden.
Wählen Sie im Auswahlmenü Rechtliche Grundlage ein oder mehrere Gesetze aus, auf deren Basis die rechtmäßige Verarbeitung erfolgt.
Im Auswahlmenü Gründe für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten einen passenden Grund gemäß DSGVO aus.
Geben Sie die Aufbewahrungsfrist für Daten an, die zu diesem Zweck verarbeitet werden.
Markieren Sie die Checkbox Geschützt, wenn die Aufbewahrung der Daten, die zu diesem Zweck verarbeitet werden, Vorrang hat vor einer Anfrage zur Datenlöschung.
Klicken Sie auf den Button Sichern.

Kategorien und Zwecke für bestehende Kontexte festlegen

Datenregistrierung für einen einzelnen Kurs

Die Datenregistrierungsschnittstelle wird verwendet, um durch die Kontexte der Moodle-Site zu navigieren und jedem Kontext eine passende Datenkategorie und einen passenden Zweck (und damit verbunden die zugehörige Aufbewahrungsfrist) zuzuordnen.

Administrator/innen sollten mindestens für den Kontext Website eine Kategorie und einen Zweck definieren. Alle untergeordneten Kontexte erben dann diese Einstellungen.

Administrator/innen können dann für einzelne Kontexte andere Kategorien und Zwecke festlegen, z.B. für einen einzelnen Kurs, für den längere oder kürzere Aufbewahrungsfristen gelten. Damit werden die vererbten Werte überschrieben.

Siehe auch

Datenschutz-Plugin

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-{{Zum Überarbeiten}}
 {{Datenschutz}}
@@ Zeile 18: / Zeile 17: @@
 ==Standardeinstellungen==
-[[File:registrierung.png|thumb|Data registry defaults]]
+[[File:standardeinstellungen.png|thumb|Datenregistrierung: Standardeinstellungen]]
-A default purpose and retention period may be set for course categories, courses, activity modules and blocks. The retention period is measured from the course end date for the course that an activity is in. For a user it is from the last login time for any user who is no longer enrolled (or has already been deleted).
+Auf dieser Seite werden für die verschiedenen Kontexte in Moodle (Kursbereiche, Kurse, Aktivitäten, Blöcke) die jeweiligen Standardeinstellungen für die Datenkategorie und den Zweck (und damit verbunden die Aufbewahrungsfrist) festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem Kursendedatum des Kurses gemessen, zu dem eine Aktivität gehört. Für Nutzer wird gemessen ab dem letzten Login, wenn ein Nutzer nirgends mehr eingeschrieben ist oder bereits gelöscht wurde.
-# In 'Data registry' in the Site administration click the 'Set defaults' button.
+Die Einstellungen werden wie folgt vorgenommen:
-# Select a default category and purpose for the site, and for users, course categories, courses, activity modules and blocks as required.
+# Gehen Sie auf die Seite ''Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung'' und klicken Sie auf den Button ''Standardeinstellungen''.
-# Save changes.
+# Wählend Sie eine Standardkategorie und einen Standardzweck für Kurskategorien, Kurse, Aktivitätsmodule und Blöcke.
+# Klicken Sie auf den Button ''Änderungen speichern''.
-The privacy categories and purposes need to be created before they can be set as defaults (see below).  It is important to note that default data registry categories and purposes are only applied to all '''newly created instances''' of that type (a course for example). Any content that has been created before these defaults are set are not impacted.
+Die Kategorien und Zwecke müssen erst angelegt werden, bevor sie als Standardeinstellungen verwendet werden können. Beachten Sie dass die Standardkategorien und -zwecke nur für die jeweils neu angelegten Instanzen gelten (z.B. für einen neu angelegten Kurs). Inhalte, die bereits vor dem Festlegen der Standardkategorien und -zwecke vorhanden waren, sind nicht betroffen.
 ==Kategorien hinzufügen oder bearbeiten==
-[[File:data_registry_categories.png|thumb|Data registry categories]]
+[[File:datenkategorien.png|thumb|Datenkategorien]]
-Each Moodle site can have its own data registry categories, defined for the needs of that institution. To create or edit data registry categories:
+Jede Moodle-Site kann ihre eigenen Datenkategorien entsprechend den Anforderungen der Organsiation definieren. Wenn Sie eine Datenkategorie anlegen oder bearbeiten wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
-# Go to 'Data registry' in the Site administration.
+# Gehen Sie auf die Seite ''Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung''.
-# In the Edit menu select Categories.
+# Im Auswahlmenü ''Bearbeiten'' oben auf der Seite wählen Sie die Option ''Kategorien''.
-# On the 'Edit categories' page, click the + button to add a new category.
+# Auf der Seite ''Kategorien bearbeiten'' klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
-# Enter a category name and description then click the Save button.
+# Geben Sie der Kategorien einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie auf den Button ''Sichern''.
 ===Beispiele für Datenregistrierungskategorien===
@@ Zeile 47: / Zeile 47: @@
 ==Zwecke hinzufügen oder bearbeiten==
-[[File:data_registry_new_purpose.png|thumb|Data registry new purpose]]
+[[File:datenzwecke.png|thumb|Zweck der Datenverarbeitung]]
-Institutions may have different purposes for similar types of data, and therefore depending on their records retention policies they need to be able to correctly explain and manage the different data sets accordingly.
+Institutionen können verschiedene Zwecke für die Verarbeitung von ähnlichen Datenarten haben. In Abhängigkeit von den möglicherweise verschiedenen Aufbewahrungsfristen müssen sie in der Lage sein, die verschiedenen Datenarten korrekt zu beschreiben und zu verwalten.
-To add a new purpose on the Data Registry Page
+Um einen neuen Zweck anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
-# Click on Edit
+# Gehen Sie auf die Seite ''Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenregistrierung''.
-# Select Purposes
+# Im Auswahlmenü ''Bearbeiten'' oben auf der Seite wählen Sie die Option ''Zwecke''
-# Click on the + button
+# Auf der Seite ''Zwecke bearbeiten'' klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Zweck hinzuzufügen.
-# Enter a meaningful name of the purpose
+# Geben Sie dem Zweck einen passenden Namen und eine Beschreibung, wofür die Daten verarbeitet werden.
-# Explain what the purpose is under description
+# Wählen Sie im Auswahlmenü ''Rechtliche Grundlage'' ein oder mehrere Gesetze aus, auf deren Basis die rechtmäßige Verarbeitung erfolgt.
-# Select one or more lawful basis for the processing of this data
+# Im Auswahlmenü ''Gründe für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten'' einen passenden Grund gemäß DSGVO aus.
-# Select the basis for handling sensitive data if it is sensitive
+# Geben Sie die ''Aufbewahrungsfrist'' für Daten an, die zu diesem Zweck verarbeitet werden.
-# Define the retention period for data processed under this purpose
+# Markieren Sie die Checkbox ''Geschützt'', wenn die Aufbewahrung der Daten, die zu diesem Zweck verarbeitet werden, Vorrang hat vor einer Anfrage zur Datenlöschung.
-# Set whether this data is protected from erasure by the data subject or not.
+# Klicken Sie auf den Button ''Sichern''.
-# Save changes
 ==Kategorien und Zwecke für bestehende Kontexte festlegen==
-[[File:data_registry_individual_course.png|thumb|Data registry for an individual course]]
+[[File:datenkurs.png|thumb|Datenregistrierung für einen einzelnen Kurs]]
-The Data Registry interface is used for navigation the contexts of the site to set the category and purpose for them, and thus the data retention period for that context.
+Die Datenregistrierungsschnittstelle wird verwendet, um durch die Kontexte der Moodle-Site zu navigieren und jedem Kontext eine passende Datenkategorie und einen passenden Zweck (und damit verbunden die zugehörige Aufbewahrungsfrist) zuzuordnen.
-At the very least, the site admin should set the category and purpose at the site level. Once this is saved, all lower contexts will inherit from that level.
+Administrator/innen sollten mindestens für den Kontext ''Website'' eine Kategorie und einen Zweck definieren. Alle untergeordneten Kontexte erben dann diese Einstellungen.
-The admin can then choose to set different category and purposes for different levels of context, such as having a specific course with a longer or shorter retention period thus overriding the inherited values.
+Administrator/innen können dann für einzelne Kontexte andere Kategorien und Zwecke festlegen, z.B. für einen einzelnen Kurs, für den längere oder kürzere Aufbewahrungsfristen gelten. Damit werden die vererbten Werte überschrieben.
 ==Siehe auch==

Documentation