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La instalación de esta aplicación permitirá activar dos nuevos bloques “Portfolio Keeper” (el portafolio en sentido estricto) y “File Cabinet” (repositorio de archivos), relacionados entre sí pero que pueden activarse de forma independiente. Para la comprensión del funcionamiento de esta herramienta de portafolio, es importante tener en cuenta que incluye estas dos herramientas diferentes.

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“File Cabinet” es un repositorio donde el usuario puede guardar archivos (organizables en carpetas), de forma independiente del portafolio pero al mismo tiempo relacionada con el mismo, pues tiene la posibilidad de convertir directamente cualquiera de esos archivos en evidencia (artefacto según la terminología de la aplicación) o, si ya se ha convertido, acceder a la misma. 

[[Imagen:FileCabinet-2.jpg|thumb|150px|File Cabinet]]

Además de convertirlos en artefactos, desde “File Cabinet” pueden realizarse toda otra serie de acciones sobre los archivos, entre las que destaca la posibilidad de compartirlos con otros usuarios de dos formas diferentes. Una de ellas, “Publish”, permite que otros usuarios tengan acceso únicamente para visualización de los archivos, pero no ofrece posibilidades de edición, sólo disponibles cuando se han compartido con la opción “Share”. Así por ejemplo, en el momento en que un archivo es “shared”, el resto de usuarios a los que se les ha dado acceso podrán convertirlo en evidencia de sus propios portafolios.

Al seleccionar una de estas opciones, el usuario puede seleccionar los usuarios a los que dará acceso. Si se selecciona la opción “Show groups” aparecen todos los grupos creados en Moodle (aunque el usuario no sea miembro y aunque no esté matriculado en la asignatura) y en ese caso sí que es posible dar acceso al archivo. 

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Por lo que respecta, al portafolio, todos los usuarios tienen un portafolio denominado “My Portfolio”, aunque existe la posibilidad de crear nuevas vistas, es decir diferentes tipos de agrupaciones de evidencias. En el momento de creación de una vista, pueden añadirse a la misma las evidencias que hayan sido creadas previamente.

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Una vez creada la vista, podemos editarla y añadir nuevos artefactos. El proceso de inclusión contempla tres posibilidades: incluir un archivo enviado para evaluación de alguna “tarea” en Moodle, editar directamente un texto en línea, o bien importar un nuevo archivo (no existente en “File Cabinet”)

[[Imagen:View.jpg]]

Además, puede añadirse también “Express Yourself”, una 'presentación expresiva' diferente a las “reflexiones”.

Los artefactos se pueden publicar, aunque no compartir. En este caso sí que funciona la opción compartir con “The world” y con “All Moodle users”, pero sigue sin funcionar la opción de publicar a usuarios individuales.

Los usuarios con privilegios de administración tienen la posibilidad de definir “Subject Areas”, es decir, etiquetas que permiten categorizar los artefactos.

Otra de las opciones de los usuarios con privilegios es la crear “test”, es decir, pruebas de evaluación del portafolio. de cargando un archivo csv en el que se incluyen como columnas “usuario” (id o username) y las calificaciones en diferentes apartados. Una vez que el archivo ha sido cargado cada uno de los apartados de calificaciones puede categorizarse en función de las “Subject Areas” previamente definidas.

Posteriormente el estudiante tendrá la opción de ver las calificaciones.