Procedimientos de fin-de-año

Nota del traductor: La frase inglesa backup se tradujo como Copia de seguridad en el Español internacional y como Respaldo en el Español de México.

En los sitios donde Moodle se usa en un ambiente académico, tales como una escuela o universidad, es útil tener procedimientos instaurados para remover a los estudiantes y profesores que hayan concluido y mover a los estudiantes vigentes al año, semestre, o curso superior, mientras que aseguramos que se preserva todo el trabajo esencial. Cuando aquí hablamos d procedimientos de fin-de-año, el enfoque es prepararse para el siguiente ingreso de estudiantes para uno o más cursos, y no tiene relación con el fin del año del calendario. Algunas organizaciones pueden correr cursos en línea de dos semanas de duración cada mes; otras pueden completar un ciclo cada cuatrimestre o semestre, mientras que otras tienen un programa auto-dirigido con inscripciones en cualquier momento.

Debajo hay algunas sugerencias de procedimientos a considerar. (Gracias a Gavin Henrick cuyo End of Year rollover blog proporcionó mucho del contenido siguiente.)

Primeros pensamientos

• ¿Cuando se hará esto? ¿Al final del periodo o semestre? ¿Durante el receso? Muchas organizaciones encuentran más fácil ejecutar las tareas administrativas durante días festivos, cuando menos estudiantes y profesores estén accediendo a Moodle. Sería recomendable poner el sitio en Modo de mantenimiento mientras esto se realiza.
• ¿Los estudiantes que hayan dejado la organización al final del año actual serán removidos permanentemente o sus detalles necesitan ser retenidos por un periodo de tiempo? Esto dependerá de las políticas de tu propia organización o autoridad educativa.
• Los profesores y otros miembros quienes han dejado la organización también necesitan ser removidos del sitio..

¿Cual estrategia usar?

Hay un número de estrategias de reinicio de curso usadas por escuelas, colegios y otras organizaciones. Cuál estrategia es usada depende de un número de diferentes criterios incluyendo:

• Quién crea el contenido y estructura del curso
• Los tipos de cursos que hay en el lugar
• El volumen de los cursos que están activos
• Si los cursos inician y terminan al mismo tiempo

Aquí hay algunos mecanismos estándar para un reinicio de curso:

Respaldo (copia de seguridad) para archivar cursos

Los cursos pueden ser copiados para archivarse usando la característica Respaldo del curso e incluyendo los detalles de usuario (por ejemplo, envío de tareas, mensajes en los foros, etc.). Este procedimiento debería ser realizado por un administrador del sitio, pues a un profesor de curso no se le permite, por razones de seguridad respaldar cursos con detalles de usuario.

Los cursos pueden después ser almacenados ya sea de manera externa en un disco o dentro de Moodle en una categoría llamada "Archivos" la cual puede estar oculta a los usuarios regulares. El curso original puede entonces ser reiniciado para una nueva matriculación de usuarios.

Pros:

• Los estudiantes y profesores tienen acceso directo a la instancia previa del módulo.
• El contenido inicial y las actividades ya están diseñadas para la clase entrante.
• El trabajo puede ser delegado de la administración central a cada profesor si ellos tienen los permisos necesarios en su propia categoría.

Contras:

• Hay más de una copia del curso en el sitio Moodle.
• Si es realizado por un profesor, necesitará permisos de creación de cursos en la categoría.
• Este trabajo debe realizarse para cada curso y tendrá un costo lineal de tiempo, basado en el número de cursos que necesiten reiniciarse.

Una alternativa es crear cursos vacíos para los profesores, dándoles los permisos de edición en el curso y permitiéndoles importar los recursos y actividades de su curso anterior al nuevo. Ver Importar datos de curso.

Reiniciar los cursos

Una vez que un curso ha sido respaldado para mantenerlo resguardado, puede realizar el proceso Reiniciar curso haciendo clic en el vínculo "Administración>Administración del curso>Reiniciar". Esto removerá todos los datos de usuario del curso pero mantiene las actividades listas para utilizarse por estudiantes quienes sean matriculados para un nuevo curso o año académico.

Estopuede ser hecho manualmente por los profesores en sus propios cursos y así, ellos tienen el control sobre los aspectos que son reiniciados. Ellos podrían, por ejemplo, elegir que ciertas actividades no se reiniciaran para mantener el contenido anterior para los nuevos usuarios (Un foro, glosario o base de datos, por ejemplo). Ver Reiniciar curso.

Pros:

• Hay un solo curso en la instancia.
• Los permisos para profesores no cambian.
• El contenido inicial y las actividades ya están diseñadas para la clase entrante.
• El trabajo puede ser delegado a cada profesor.

Contras:

• Este trabajo debe realizarse para cada curso y tendrá un costo lineal de tiempo, basado en el número de cursos que necesiten reiniciarse.
• Los estudiantes y profesores no tienen acceso directo a la instancia previa del módulo lo cual pudiera ser deseable por un número de razones.

Crear un curso nuevo

Una tercera opción es cuando un nuevo curso vacío es creado cada año y se asigna un profesor a el curso. Sin embargo, esto requiere que el profesor lo diseñe de nuevo cada año con los nuevos recursos y actividades. Ellos pueden importar si ellos desean pero esta opción es más usada cuando el contenido ha cambiado potencialmente y se necesita agregar nuevas versiones de recursos en lugar de reutilizar los del año anterior.

Pros:

• Los estudiantes y profesores tienen acceso directo a la instancia previa del módulo.
• El contenido es potencialmente diferente en cada instancia del curso.
• Parte del trabajo puede ser delegado al profesor.

Contras:

• El trabajo no puede ser completamente delegado a cada profesor toda vez que alguien tiene que crear el curso y asignar los permisos al profesor.
• Hay más de una copia del curso en el sitio de Moodle.
• Este trabajo debe realizarse para cada curso y tendrá un costo lineal de tiempo, basado en el número de cursos que necesiten reiniciarse.
• El contenido inicial y las actividades no están todavía diseñadas para la clase entrante.

Hacer un sitio Moodle nuevo

Otra manera es separar cada año creando una nueva instancia de Moodle para la siguiente matriculación de estudiantes. Entonces solamente los cursos, los usuarios, recursos y actividades necesarios son agregados a esta instancia y así se mantiene tan limpia y con el más alto rendimiento que sea posible. Si se desea que los estudiantes y profesores tengan acceso al curso anterior, se puede mantener una URL de archivo de tal manera que ellos puedan ingresar y usarlo, pero ahora estará aislado del nuevo contenido y usuarios.

Pros:

• Los estudiantes y profesores siguen teniendo acceso a los cursos anteriores.
• La instancia actual solamente tiene la información que es necesaria.
• La instancia actual no necesariamente debe de tener la misma versión de Moodle que la anterior.

Contras:

• Hay otra nueva instancia de Moodle por mantener/parchar/actualizar.
• Si un profesor quiere algo de la instancia anterior, necesita respaldar ese contenido y luego cargarlo al nuevo sitio antes de restaurarlo, agregando dos pasos extras de carga/descarga.

Otras consideraciones

• ¿Quién crea el contenido? ¿Quién hace el trabajo real de subir recursos y actividades a los cursos? Dependiendo de la institución, podría ser un solo profesor, un administrador, un técnico e aprendizaje o un asistente de Tecnologías de la Información. El entendimiento de que la carga de trabajo va a decrecer y haber previsto que esto ocurra es de importancia primaria.
• ¿Cómo es que el tipo de curso impacta a cómo consideramos el fin de curso? Si el curso tiene contenido predefinido y actividades que no cambiarán para la próxima iteración del curso, forzando entonces un completo rediseño del mismo es un alto costo que puede ser evitado. Sin embargo, si los recursos son copias digitales de las últimas notas de lectura y lecturas grabadas, entonces potencialmente cambiará cada instancia del curso y es rediseñado con el tiempo.
• ¿Qué tan grande es su Moodle? Si su sitio Moodle tiene 10 cursos manejando un final de curso es una prospección diferente comparada a si su sitio Moodle tiene 2,000 cursos. Hacer respaldos de 2,000 cursos y restaurarlos en unos cuantos días o un periodo corto de tiempo agregará una significativa carga a su sitio de Moodle lo que necesitará ser tomado en cuenta al planearlo.

Accesando a los cursos el año siguiente

• ¿Como accederán a sus cursos los nuevos estudiantes y los nuevos profesores? Ellos necesitarán tanto cuentas nuevas como inscripción a los cursos. ¿Cuales métodos de Autenticación e Inscripción serán más adecuados a sus necesidades?
• Igualmente, ¿cómo accederán a sus nuevos cursos los profesores y alumnos existentes?

Vea también

• End of Year rollover blog post by Gavin Henrick from which much of this documentation was taken.

• Using Moodle New School Year - old classes forum discussion