Procedimientos de fin-de-año

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Nota del traductor: La frase inglesa backup se tradujo como Copia de seguridad en el Español internacional y como Respaldo en el Español de México.

En los sitios donde Moodle se usa en un ambiente académico, tales como una escuela o universidad, es útil tener procedimientos instaurados para remover a los estudiantes y profesores que hayan concluido y mover a los estudiantes vigentes al año, semestre, o curso superior, mientras que aseguramos que se preserva todo el trabajo esencial. Cuando aquí hablamos d procedimientos de fin-de-año, el enfoque es prepararse para el siguiente ingreso de estudiantes para uno o más cursos, y no tiene relación con el fin del año del calendario. Algunas organizaciones pueden correr cursos en línea de dos semanas de duración cada mes; otras pueden completar un ciclo cada cuatrimestre o semestre, mientras que otras tienen un programa auto-dirigido con inscripciones en cualquier momento.

Debajo hay algunas sugerencias de procedimientos a considerar. (Gracias a Gavin Henrick cuyo End of Year rollover blog proporcionó mucho del contenido siguiente.)

Primeros pensamientos

• ¿Cuando se hará esto? ¿Al final del periodo o semestre? ¿Durante el receso? Muchas organizaciones encuentran más fácil ejecutar las tareas administrativas durante días festivos, cuando menos estudiantes y profesores estén accediendo a Moodle. Sería recomendable poner el sitio en Modo de mantenimiento mientras esto se realiza.
• ¿Los estudiantes que hayan dejado la organización al final del año actual serán removidos permanentemente o sus detalles necesitan ser retenidos por un periodo de tiempo? Esto dependerá de las políticas de tu propia organización o autoridad educativa.
• Los profesores y otros miembros quienes han dejado la organización también necesitan ser removidos del sitio..

¿Cual estrategia usar?

Hay un número de estrategias de reinicio de curso usadas por escuelas, colegios y otras organizaciones. Cuál estrategia es usada depende de un número de diferentes criterios incluyendo:

• Quién crea el contenido y estructura del curso
• Los tipos de cursos que hay en el lugar
• El volumen de los cursos que están activos
• Si los cursos inician y terminan al mismo tiempo

Aquí hay algunos mecanismos estándar para un reinicio de curso:

Respaldo (copia de seguridad) para archivar cursos

Los cursos pueden ser copiados para archivarse usando la característica Respaldo del curso e incluyendo los detalles de usuario (por ejemplo, envío de tareas, mensajes en los foros, etc.). Este procedimiento debería ser realizado por un administrador del sitio, pues a un profesor de curso no se le permite, por razones de seguridad respaldar cursos con detalles de usuario.

Los cursos pueden después ser almacenados ya sea de manera externa en un disco o dentro de Moodle en una categoría llamada "Archivos" la cual puede estar oculta a los usuarios regulares. El curso original puede entonces ser reiniciado para una nueva matriculación de usuarios.

Pros:

• Los estudiantes y profesores tienen acceso directo a la instancia previa del módulo.
• El contenido inicial y las actividades ya están construidas para la clase entrante.
• El esfuerzo puede ser delegado de la administración central a cada profesor si ellos tienen los permisos necesarios en su propia categoría.

Contras:

• Hay más de una copia del curso en el sitio Moodle.
• Si es realizado por un profesor, necesitará permisos de creación de cursos en la categoría.
• Este esfuerzo debe realizarse para cada curso y tendrá un costo lineal de tiempo, basado en el número de cursos que necesiten reiniciarse.

Una alternativa es crear cursos vacíos para los profesores, dándoles los permisos de edición en el curso y permitiéndoles importar los recursos y actividades de su curso anterior al nuevo. Ver Importar datos de curso.

Reiniciar los cursos

Una vez que un curso ha sido respaldado para mantenerlo resguardado, puede realizar el proceso Reiniciar curso haciendo clic en el vínculo "Administración>Administración del curso>Reiniciar". Esto removerá todos los datos de usuario del curso pero mantiene las actividades listas para utilizarse por estudiantes quienes sean matriculados para un nuevo curso o año académico.

Estopuede ser hecho manualmente por los profesores en sus propios cursos y así, ellos tienen el control sobre los aspectos que son reiniciados. Ellos podrían, por ejemplo, elegir que ciertas actividades no se reiniciaran para mantener el contenido anterior para los nuevos usuarios (Un foro, glosario o base de datos, por ejemplo). Ver Reiniciar curso.

Pros:

• Hay un solo curso en la instancia.
• Los permisos para profesores no cambian.
• El contenido inicial y las actividades ya están construidas para la clase entrante.
• El esfuerzo puede ser delegado a cada profesor.

Contras:

• Este esfuerzo debe realizarse para cada curso y tendrá un costo lineal de tiempo, basado en el número de cursos que necesiten reiniciarse.
• Los estudiantes y profesores no tienen acceso directo a la instancia previa del módulo lo cual pudiera ser deseable por un número de razones.

Crear un curso nuevo

A third option is where an empty course is created each year and the teacher is assigned to it. However, this requires the teacher to build it again each year with the new resources and activities. They can import if they wish but this is often done where the content has potentially changed so new versions of resources need to be added rather than last year’s re-used.

Pros:

• Students and teachers have live access to the prior instance of the module.
• The content is potentially different in each instance of the course
• Some of the effort is outsourced to the teacher

Contras:

• The effort cannot all be outsourced to each teacher as someone has to create the course and assign the teacher rights.
• There is more than one copy of the course in the Moodle site
• This is effort that is needed for every course and is a linear cost in time based on the number of courses that need resetting.
• The initial content and activities are not already built for the incoming class

Hacer un sitio Moodle nuevo

Another approach is to isolate each year by creating a new instance of Moodle for the upcoming student intake. Then only the needed courses, users, and resources/activities are added to this, so that it is kept as lean and as high performance as possible. If you still want your students and teachers to have access to the old course you can keep it on an archive URL so that they can still log in and use it, but it is now isolated from the new content and users.

Pros:

• The old courses are still live to be accessed by students/teachers
• The live site only has the data that is needed in it.
• The live site does not necessarily have to be the same version as the old one.

Contras:

• There is now another Moodle instance to maintain/patch/upgrade
• If a teacher wants something from the old instance they need to back up the content and the upload to the new site before restoring, adding two extra steps of downloading/uploading.

Otras consideraciones

• ¿Quién crea el contenido? ¿Quién hace el trabajo real de subir recursos y actividades a los cursos? Depending on the institution, it might be a single teacher, an admin, a learning technologist or an IT assistant. Understanding where the burden of work will fall and having buy-in for this to happen, is of primary importance.
• ¿Cómo es que el tipo de curso impacta a cómo consideramos el fin-de-curso? If the course has predefined content and activities which will not change for the next iteration of the course then forcing a full rebuild is a huge cost which could be avoided. However if the resources are digital copies of the latest lecture notes and recorded lecture, then it potentially changes every instance of the course and is built over time.
• ¿Qué tan grande es su Moodle? If your Moodle has 10 courses managing a rollover is a different prospect compared to if your Moodle site has 2,000 courses. Doing backups of 2,000 courses and restoring them in a few days, or short period will add significant load to your Moodle site which needs to be taken into account when planning.

Accesando a los cursos el año siguiente

• ¿Como accederán a sus cursos los nuevos estudiantes y los nuevos profesores? Ellos necesitarán tanto cuentas nuevas como inscripción a los cursos. ¿Cuales métodos de Autenticación e Inscripción serán más adecuados a sus necesidades?
• Igualmente, ¿cómo accederán a sus nuevos cursos los profesores y alumnos existentes?

Vea también

• End of Year rollover blog post by Gavin Henrick from which much of this documentation was taken.

• Using Moodle New School Year - old classes forum discussion