PowerPoint

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Nota: Esta es una traducción de una página de la documentación en idioma Inglés (Docs), que se considera particularmente importante, y que en su versión original se actualiza frecuentemente. Por ello, se le recomienda que revise la página original en idioma inglés: PowerPoint.

PowerPoint es el programa de presentaciones del popular paquete Microsoft Office. El principal problema con PowerPoint en el mundo de internet hoy en día es que las grandes presentaciones gráficas, destinadas únicamente para ser proyectadas en el portátil de su creador, están siendo enviadas en e-mail, cargadas y compartidas en formas que hacen esencial la necesidad de reducir el tamaño de archivo y la creación de archivos compatibles con las diversas versiones de PowerPoint. Estas son nuevas habilidades e incluso los más experimentados usuarios de PowerPoint pueden no estar familiarizados con los problemas potenciales y sus soluciones. Una solución es simple, no utilizar PowerPoint, ya que hay muchas herramientas mejor empaquetadas para su distribución en la web, pero en muchas situaciones esto no es factible.

Reduciendo el tamaño de archivo para la web

Algunos pasos básicos para reducir el tamaño en archivos de PowerPoint:

  • 'No permita guardar rápido'(allow fast saves) - esta opción sólo añade más tiempo de guarda del archivo, no borra material desechado
  • No guarde en formatos compatibles con PowerPoint '95 - esta versión no soporta compresión de imágenes
  • No utilice imágenes grandes - 1024 pixels ancho por 768 alto es un buen tamaño
  • No corte y pege imágenes de otros productos Microsoft - utilice en su lugar Insert > Picture >, sino no se comprimirán las imágenes

Para mayor profundidad ojee este documento:

Asistencia de Microsoft Office: Reduce el tamaño de tus archivos PowerPoint

También hay otras herramientas comerciales disponibles que imitan este proceso.

Compatibilidad con PowerPoint

Hay multitud de problemas que aparecen cuando se distribuyen presentaciones PowerPoint a una gran audiencia, la mayoría a causa de creer que lo que usted ve en su pantalla es lo que los otros ven en las suyas. Sólamente la menor y más compacta de las organizaciones utiliza una única versión de Powerpoint, y la única solución práctica a adoptar es decidirse por la compatibilidad con todas las versiones de PowerPoint( que es la inferior).

Si utiliza PowerPoint 2002 (XP) o posterior puede esquivar muchas incompatibilidades habilitando la opción "Disable New Features"(Deshabilitar nuevas características) en la pestaña Edit(Editar) de la ventana emergente Tools > Options(Herramientas > Opciones).

Puede encontrar más detalles de los tipos de problemas que pueden presentársele en:

Distribuyendo PPTs - Pitfalls(caídas), Pánico & Pleasures(Satisfacciones)

Impresión de imágenes powerpoint

Ahorrando papel

Ya que la mayoría de las presentaciones se crean para ser proyectadas y leídas desde una gran distancia, a menudo pueden contener 9 líneas por página, generalmente sin perjuicio a su legibilidad y además dejando espacio para notas.

Asistencia Microsoft Office: Impresión de múltiples líneas en una página manejable

Sin malgastar tinta

Las impresoras a color se están haciendo comunes, pero imprimir las presentaciones como aparecen en pantalla conlleva un enorme gasto de tinta de color. Powerpoint le permite imprimir las presentaciones en color en una escala de grises o en blanco y negro. Si su empresa paga los costes de impresión, puede forzar esa impresión distribuyendo las presentaciones utilizando plantillas en blanco y negro, por separado de las plantillas a color utilizadas durante la presentación real.

Asistencia Microsoft Office: Impresión en blanco y negro o escala de grises de una presentación

Exportando a formatos diferentes

Flash

Hay varios programitas(plugins) comerciales que pueden exportar presentaciones powerpoint como películas flash homogéneas. Estas pueden ser más pequeñas que las presentaciones en powerpoint, aunque la reducción del tamaño de archivo puede lograrse sin la conversión a un formato diferente. OpenOffice's Impress and Apple's Keynote tienen implementada esta funcionalidad. No todas las características más avanzadas de PowerPoint pueden transferirse (p.ej. ciertas animaciones y efectos de sonido).

Formato de Texto Enriquecido (.rtf)

Puede guardar una presentación de PowerPoint en Formato de Texto Enriquecido seleccionando 'Outline/RTF' en la casilla de tipo de archivo después de escoger File > Save As(Fichero > Guardar como). Haciendo ésto puede perder todas las imágenes y gráficos y crear un archivo de texto que puede abrirse en Word o PowerPoint, entre otras aplicaciones.

Formato pdf (.pdf)

PowerPoint para Mac y PowerPoint para Windows en versiones recientes permiten exportar archivos PDF..

Alternativas a PowerPoint

No necesita una copia de PowerPoint simplemente para ver presentaciones. Microsoft dispone de un visor disponible en Windows y Mac OS X. El programa libre OpenOffice Impress está disponible para Windows and Linux y añade la posibilidad de crear presentaciones en formato compatible con PowerPoint, entre otras...

Visor PowerPoint

El visor PowerPoint es un programa de descarga libre de Microsoft, pero tenga en cuenta que incluso este programa no tiene compatibilidad completa con todas las presentaciones creadas con las versiones más recientes de PowerPoint.

Visor PowerPoint 2003 para Windows.

Apple's Keynote

Parte del paquete oficial de Apple iWork (junto con Apple Pages)puede abrir y guardar archivos compatibles con PowerPoint además de guardarles en su propio formato y poder exportarles como archivos PDF, Flash y películas Quicktime.

Apple's Keynote

OpenOffice Impress

Parte del paquete de software libre OpenOffice puede abrir y guardar archivos compatibles con PowerPoint además de guardarles en su propio formato y poder exportarles como Flash y archivos PDF.

OpenOffice Impress

Módulos de presentaciones Moodle

Actualmente hay al menos tres Resources/Activities (Recursos/Actividades)experimentales que permitirán crear presentaciones en el propio Moodle.

Slideshow centrado en imágenes, similar a un proyector de diapositivas.

Presentaciones simples basadas en el formato S5 de Eric Mayer, para crear presentaciones de diapositivas utilizando HTML.

Módulo Presentation, otra herramienta basada en HTML, que tiene su propia página de documentación.

Accesibilidad de PowerPoint

La mayoría de las guías de facilidad de acceso sugieren que si "cuelga" presentaciones PowerPoints en internet, también incluirá una versión accesible de formato HTML para aquellos que no posean PowerPoint. Para documentos publicados en un espacio cerrado como un curso Moodle, puede ser más fácil asegurarse de que todos los alumnos tiene acceso a PowerPoint (o un programa compatible) ya que, generar accesibles, e incluso simples estándars HTML es una tarea complicada.

Hay disponibles herramientas comerciales que pueden ayudarle en la tarea de creación de versiones accesibles HTML de presentaciones PowerPoint.

Problemas con PowerPoint

Edward Tufte argumenta en su libro Hermosa evidencia que PowerPoint, incluso si es usado por desarrolladores de presentaciones competentes, tiene algunos defectos intrínsecos para la transmisión real de conocimientos. El capítulo, disponible individualmente como El estilo cognoscitivo de Powerpoint: Entresacando defectos, argumenta que "[PowerPoint-style software](El estilo de software PowerPoint) a menudo reduce la calidad analítica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas PowerPoint (diseños ya hechos) generalmente debilitan el racionamiento verbal y espacial, y casi siempre corrompen el análisis estadístico" y continúa preguntando "¿Cuál es el problema con PowerPoint? y ¿Cómo podemos mejorar nuestras presentaciones?"