Datenschutz in Moodle gewährleisten

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Überblick

Der datenschutzkonforme Betrieb einer Moodle-Site ist keine einmalige Aufgabe. Nachdem Sie Moodle entsprechend eingerichtet haben, müssen Sie das System fortlaufend überwachen, um Datenanfragen und andere datenschutzrelevante Ereignisse erkennen und bearbeiten zu können.

Datenanfragen bearbeiten

Nutzer/innen können eine Kopie aller über sie gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern. Sie können auch verlangen, dass alle über sie gespeicherten Daten gelöscht werden. Erfolgt eine solche Anfrage, dann erhält der Datenschutzverantwortliche eine E-Mail-Benachrichtigung, und die Anfrage wird zur Bestätigung und Berabeitung in eine Liste aufgenommen.

Der Datenschutzverantwortliche sollte die Liste überwachen und Anfragen zeitnah bearbeiten. Das geht wie folgt:

1. Gehen Sie auf die Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Datenanfragen oder folgen Sie dem Link in der Benachrichtigung, die Sie erhalten haben.
2. Im Menü Aktionen in der letzten Spalte der Datenanfragenübersicht wählen Sie Anfrage einsehen, Anfrage bestätigen oder Anfrage löschen.

Detaillierte Information finden Sie im Artikel Datenanfragen.

Im Namen einer anderen Person einer Richtlinie zustimmen

Die Moodle-Administration und alle Nutzer/innen mit dem Recht Einwilligung zu den Richtlinien im Namen einer anderen Person können einer Richtlinie in Vertretung zustimmen, z.B. für Minderjährige oder wenn die Zustimmung schriftlich außerhalb von Moodle erteilt wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel Nutzerbestätigungen.

Nutzerbestätigungen überwachen

Es kann notwendig sein zu überwachen, welche Nutzer/innen den Richtlinien der Moodle-Site zugestimmt haben oder nicht, insbesondere wenn sich eine Richtlinie geändert hat. Wenn Nutzer/innen einer Richtlinie nicht zustimmen, können sie nicht in Moodle anmelden und damit arbeiten. Das Recht Berichte über Einwilligungen im Richtlinien-Plugin anzusehen kann für Support-Mitarbeiter/innen vergeben werden, um mögliche Probleme bei der Anmeldung im Zusammenhang mit der Einwilligung bzw. Nicht-Einwilligung zu untersuchen. Mehr Information dazu siehe Nutzerbestätigungen.

Inhalte überprüfen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen

Wenn Sie Moodle datenschutzkonform einrichten, dann gehört dazu auch das Festlegen von Aufbewahrungsfristen für jede Art von Daten in Abhängigkeit vom Zweck ihrer Verarbeitung und Speicherung. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dann werden die Daten zum Löschen vorbereitet. Der Datenschutzverantwortliche muss den Löschvorgang durch Bestätigung initiieren. Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel Datenlöschung.

Richtlinien aktuell halten

Regularien und Richtlinien einer Organisation können sich ändern, und das sollte sich auch in den Richtlinien der Moodle-Site widerspiegeln. Wenn es Änderungen einer Richtlinie gibt, dann wird eine neue Version der Richtlinie angelegt. Nutzer/innen müssen der neuen Version zustimmen, wenn sie sich das nächste Mal in Moodle anmelden. Richtlinien können auch eaktiviert werden, sie können jedoch nicht gelöscht werden, wenn mindestens eine Person ihr zugestimmt hat. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Richtlinien verwalten.

Verstöße

The GDPR also requires organizations to implement appropriate policies, protect personal data by using security protocols, conduct privacy impact assessments, and keep detailed records on data activities. The EU GDPR places strict control on where personal data is stored and how it is used.

Under the GDPR, organizations are required to report data breaches to the appropriate authorities if it will “result in a risk for the rights and freedoms of individuals”. The breach notice must be done within 72 hours of first having become aware of the problem. If there is a high risk of harm, organizations must notify any affected data subject as soon as possible.