DSGVO für Administrator/innen

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Haftungsausschluss: Die Empfehlungen in diesem Artikel haben reinen Informationscharakter und sind nicht rechtsverbindlich. Moodle Pty Ltd übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Verlässlichkeit. Bitte sichern Sie sich in der IT- und Rechtsabteilung Ihrer Organisation ab.

Checkliste

1. Wird Ihre Moodle-Site in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union gehostet oder sind einzelnen Nutzer/innen Angehörige der Europäischen Union?
   • Wenn Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, dann sind Sie von der DSGVO nicht betroffen. Dennoch können Sie von diesen Datenschutzregelungen profitieren, da sie universell anwendbar sind. Sie können also die Anforderungen der DSGVO im Interesse Ihrer Nutzer/innen auf freiwilliger Basis erfüllen.
2. Verlangen Sie von Ihren Nutzer/innen, dass sie einer Nutzungs- und Datenschutzerklärung zustimmen (innerhalb oder außerhalb der Moodle-Site, z.B. in Papierform), bevor sie Moodle nutzen können?
   • Wenn Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, dann müssen Sie eine entsprechende Erklärung einrichten. Die Nutzer/innen müssen über ihre Rechte und über die Datenverarbeitungsprozesse informiert sein, damit sie diese Rechte wahrnehmen können.
   • Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, dann müssen Sie Ihre Nutzungs- und Datenschutzerklärung überprüfen und sicherstellen, dass sie alle Anforderungen der neuen DSGVO erfüllt, siehe unten. Wenn Sie Ihre Nutzungs- und Datenschutzerklärung ändern, müssen alle Nutzer/innen erneut zustimmen, bevor sie Moodle weiter nutzen können.
3. Wird Ihre Moodle-Site von Minderjährigen (d.h. unter 16-Jährigen in den meisten Ländern, in einigen Ländern unter 13-Jährige) genutzt?
   • Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, müssen Sie sicherstellen, dass die Zustimmung von einem berechtigten Vormund erteilt wird. Bedenken Sie, dass das Sammeln und Verarbeiten von Daten von Minderjährigen mit besonderer Sorgfalt erfolgen muss. Sie sollten diese Daten besonders schützen und so kurz wie möglich speichern.
4. Stellt das Sammeln und Verarbeiten von personenbezogenen Daten in Ihrer Moodle-Site ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten Ihrer Nutzer/innen dar?
   • Erhöhtes Risiko liegt z.B. in folgenden Situationen vor:
     • systematische und extensive Auswertung von personenbezogenen Daten durch automatisierte Prozesse, inklusive Profiling, die zu Entscheidungen führen, die die Rechte der Nutzer/innen betreffen
     • umfangreiche Verarbeitung von speziellen Datenkategorien, z.B.:
       • Rasse und ethnische Herkunft
       • Politische Meinung
       • Religiöse und philosophische Bekenntnisse
       • Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder Partei
       • Genetische Daten
       • Biometrische Daten
       • Gesundheitsdaten
       • Sexuelle Orientierung
       • Daten zum Sexualleben
       • Vorstrafen
       Diese Liste ist nicht vollständig und wenn Sie unsicher sind, sollten Sie im Zweifelsfall professionellen Rat einholen.
   • Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, dann sollten Sie eine Risikoabschätzung durchführen. Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung und holen Sie sich professionellen Rat.
5. Verwenden Sie die gesammelten Daten für Marketingzwecke?
   • Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, dann benötigen Sie eine separate Zustimmung von jedem/r einzelnen Nutzer/in, dass Sie die Daten für diesen Zweck verwenden dürfen. Die Zustimmung zur Datenverarbeitung für Marketingzwecke muss separat widerrufbar sein.
6. Do you use any of the collected personal information for the purposes of research?
   • If you answered yes to this question, you must either obtain a specific consent from each user to use the data for this purpose, or completely anonymise the data before using it for research.
     
     https://github.com/moodlehq/moodle-local_anonymise is an example of a tool designed to anonymise all the data on a moodle site.
7. Do you share any of the collected data with any third parties? This includes sites and services that integrate with Moodle such as: Google analytics, LTI, Repositories (Google Docs, OneDrive etc), Authentication systems etc. This also includes sites and services used in the provision of your own Moodle site such as hosting providers.
   • If you answered yes to this question then you are responsible for all data that is shared with a third party. You must obtain the user’s consent to share this data with each third party. If the list of third party services changes you must re-obtain consent from all site users for each new third party site/service. You should also take reasonable steps to ensure that each third party will adequately protect users personal data including:
     • Reviewing the third party privacy policy to make sure it is congruent with your own
     • Monitoring and notifying your site users about changes to the third party privacy policy
     • Identify the mechanism for processing requests to erase or correct personal data with each third party so that you can follow this process when you receive one of these requests for your own site
     • Identify and list the data protection officer, and privacy policy for each third party site as part of your own privacy policy
   • Google analytics for example has not yet provided clear updated instructions on how to comply with the new GDPR when using their service. It is probable that they will issue guidance on how to use Google Analytics in compliance with the GDPR before it becomes enforceable, but this example demonstrates that it is your responsibility to ensure the protection of privacy of the users of your site and it is not legal to use cloud services without considering the privacy implications of each and every service provider.
8. Do you follow best practice policies and procedures to ensure data security?
   • If you answered no to this question then you have must review your policies and procedures to ensure you are not placing your sites users personal data at risk.
     • “Best practices” includes but is not limited to organisational and technical measures to ensure a level of security appropriate to the risk such that:
       • pseudonymisation and encryption of personal data
       • the ability to ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of processing systems and services
       • the ability to restore the availability and access to personal data in a timely manner in the event of a physical or technical incident
       • a process for regularly testing, assessing and evaluating the effectiveness of technical and organisational measures for ensuring the security of the processing
     • Examples:
       • Appropriate use of encryption (https)
       • Maintaining all systems and software with relevant security updates.
       • Deletion of personal data as soon as possible, once it is no longer required for the purpose it was collected.
9. Do you have defined policies and procedures for disclosing data breaches?
   • If you answered no this question then you must define some
   • If you have existing policies and procedures they should be reviewed
   • These policies and procedures must include notifying the Supervisory Authority within 72 hours of the data breach and notifying all affected users if they have been adversely affected (personal data disclosed).
10. Have you appointed a data protection officer, and listed them in your privacy policy?
    • If you answered no to this question then you must appoint one and list them in your site's privacy policy. The data protection officer is expected to be “proficient at managing IT processes, data security (including dealing with cyber-attacks) and other critical business continuity issues around the holding and processing of personal and sensitive data 1.
11. Do you have a mechanism with with your site users can request their personal data is erased, corrected or made available to the requesting user on your site?
    • If you answered yes to this question then must ensure it is listed in your site's privacy policy
    • If you answered no to this question then you define one and list it in your site's privacy policy
      • For a Moodle site that does not make use of the GDPR plugins, a suitable mechanism would be an email address, reserved for this purpose that is monitored by an administrator for your Moodle site. Once a request is received, reasonable steps should be taken to ensure the authenticity of the request and the identity of the user making the request
      • Corrections to personal data can be processed by changing the data in Moodle directly using an administrator account
      • Erasures of personal data can be processed by either deleting the user account, or by editing the user account to remove all identifying information and making it inactive
      • Records of personal data can be obtained from the “Site Administration -> Reports -> Logs” by downloading all the logs for a single user as a CSV file. There will likely be additional personal data about a user that is stored outside of Moodle, such as web server access logs.
12. Does your organisation have more than 250 employees?
    • If you answered yes to this question then you must maintain detailed records on all processing of personal data. Refer to the regulation for details of the records that must be maintained

Nutzungs- und Datenschutzerklärung

Eine Nutzungs- und Datenschutzerklärung dient dazu, Zustimmung der Nutzer/innen zur Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten und damit den Anforderungen der DSGVO zu genügen. Dieses Dokument sollte sorgfältig erstellt und geprüft werden, um sicherzustellen, dass es alle Informationen (siehe unten) enthält und in verständlicher Sprache formuliert.

Ab Moodle 3.4.2 wird die URL zur Nutzungs- und Datenschutzerklärung auf der Seite Website-Administration > Nutzer/innen > Datenschutz und Richtlinien > Richtlinieneinstellungen eingetragen (in früheren Moodle-Versionen war diese Einstellung unter Website-Administration > Sicherheit > website-Rechte zu finden).

Die Nutzungs- und Datenschutzerklärung wird während des Anmelde-Prozesses in einem Frame angezeigt, so dass das Dokument keinen Header und keinen Footer benötigt.

Die Nutzungs- und Datenschutzerklärung sollte die folgenden Informationen in verständlicher Sprache enthalten:

1. Welche Informationen werden gesammelt.
2. Zweck der Verarbeitung der Daten; Die Zustimmung zur Verarbeitung für Marketingzwecke muss separat erfolgen und widerrufbar sein.
3. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
4. Liste der Rechte, die Nutzer/innen haben
5. Die Nutzungs- und Datenschutzerklärungr der Speicherung der Daten
6. Verfahrensweise, wie eine Zustimmung widerrufen werden kann
7. Verfahrensweise, wie das Ändern oder Löschen personenbezogener Daten angefordert werden kann
8. Verfahrensweise, wie gespeicherte Daten abgefragt werden können
9. Liste der Dritten, die Zugriff auf die Daten haben (inklusive LTI, Portfolios, Plagiatfinder, Repositories, Authentifizierungssysteme) einschließlich:
   1. Kontaktdaten des jeweiligen Datenschutzbeauftragten
   2. Datenschutzerklärung jedes Drittanbieters
10. Ob die personenbezogenen Daten für irgendwelche automatisierten Entscheidungsprozesse verwendet werden und wenn ja, wie die Verfahrensweise ist (z.B. Analytics)